Mitarbeiter ins Ausland entsenden

Was ist eine Entsendung ins Ausland?

Bei einer Entsendung wird ein Arbeitnehmer für einen begrenzten Zeitraum ins Ausland geschickt, während sein Arbeitsverhältnis zum deutschen Arbeitgeber fortbesteht. Der Mitarbeiter arbeitet auf Weisung und Rechnung des entsendenden Unternehmens im Ausland und kehrt nach Abschluss des Einsatzes an seinen inländischen Arbeitsplatz zurück. Genau diese fortbestehende Bindung an den deutschen Betrieb und die von vornherein absehbare Rückkehr unterscheiden die Entsendung von anderen Konstellationen.

Zunächst ist die Entsendung von der kurzen Dienstreise abzugrenzen, bei der kein eigener Arbeitseinsatz im Zielland im Vordergrund steht. Ebenso ist die lokale Anstellung zu unterscheiden: Wenn der Mitarbeiter bei einer ausländischen Tochtergesellschaft angestellt wird und sein deutsches Arbeitsverhältnis beendet oder ruhend gestellt wird, handelt es sich nicht mehr um eine Entsendung, sondern um einen Ortswechsel des Arbeitsverhältnisses mit anderen Folgen für Sozialversicherung und Steuer.

In der Praxis gibt es Mischformen, zum Beispiel den Entsendungsvertrag mit einem lokalen Zusatzarbeitsvertrag oder das ruhende deutsche Arbeitsverhältnis mit paralleler Auslandsanstellung. Da diese Variante die gesamte nachgelagerte Struktur beeinflusst, sollte sie am Anfang der Planung und nicht am Ende geklärt werden.

Für den deutschen Mittelstand, der Kunden, Baustellen, Montageprojekte oder Vertriebsstrukturen im Ausland bedient, ist die Entsendung das übliche Instrument, um eigenes Personal für einen begrenzten Zeitraum vor Ort einzusetzen, ohne die Bindung an das Stammhaus aufzugeben.

Was gehört in den Entsendungsvertrag?

Der Entsendungsvertrag regelt die Auslandstätigkeit ergänzend zum bestehenden Arbeitsvertrag. Idealerweise ist er als eigenständige Vereinbarung ausgestaltet, die den Grundvertrag für die Dauer des Einsatzes überlagert und mit der Rückkehr endet. Rechtlicher Ausgangspunkt ist die Rechtswahl. Gemäß Artikel 8 der Rom-I-Verordnung können die Parteien das anwendbare Recht wählen, in der Regel ist dies das deutsche Recht.

Diese Wahl hat jedoch eine Grenze: Dem Arbeitnehmer darf dadurch nicht der Schutz zwingender Vorschriften entzogen werden, die ohne Rechtswahl gelten würden. Bei nur vorübergehender Tätigkeit im Ausland bleibt der gewöhnliche Arbeitsort unverändert, sodass das deutsche Arbeitsrecht weiterhin gilt, ergänzt durch die zwingenden Schutznormen des Ziellands.

In die Vereinbarung gehören in jedem Fall einige Punkte.

Zunächst sollten im Vertrag das anwendbare Recht und der Gerichtsstand geregelt werden. Üblich ist die ausdrückliche Wahl deutschen Rechts, wobei zwingende Vorschriften des Einsatzstaats unberührt bleiben. Ebenso zentral sind Dauer, Beginn und Rückkehr: Der Einsatzzeitraum, mögliche Verlängerungen und der Arbeitsplatz nach der Rückkehr müssen klar beschrieben sein. Gerade die Rückkehrklausel unterscheidet eine zeitlich begrenzte Entsendung von einer dauerhaften Verlagerung des Arbeitsverhältnisses.

Bei der Vergütung und den Zulagen geht es nicht nur um das Grundgehalt. Zu regeln sind unter anderem Auslands- und Funktionszulagen, Kaufkraftausgleich, Wohnkosten, Heimflüge, Umzug, Währung und die zahlende Gesellschaft. Auch eine höhere Steuer- oder Beitragslast muss wirtschaftlich zugeordnet werden. Die Vereinbarung sollte außerdem die geplante sozialversicherungs- und steuerrechtliche Struktur abbilden, einschließlich der A1-Bescheinigung, von Steuerausgleichsmodellen sowie einer ergänzenden Absicherung bei Krankheit, Unfall und für die Altersvorsorge. Schließlich sind die Arbeitszeit, der Urlaub und die Feiertage an die örtlichen Gegebenheiten anzupassen, ohne die zwingenden Standards des Ziellandes zu unterschreiten.

Ein gut gestalteter Entsendungsvertrag klärt die typischen Streitpunkte im Voraus, insbesondere die Rückkehr und die Verteilung von Mehrkosten. Der oft gesuchte Expat-Vertrag ist nichts anderes als ein solcher Entsendungsvertrag, der in der Regel für längere Auslandseinsätze in Führungs- oder Fachfunktionen abgeschlossen wird.

Wann brauchen Sie eine A1-Bescheinigung, und wie beantragen Sie sie?

Mit der A1-Bescheinigung wird nachgewiesen, welchem Sozialversicherungsrecht ein Arbeitnehmer während seines Auslandseinsatzes unterliegt. Für Einsätze in der EU, im EWR und in der Schweiz belegt sie, dass der Mitarbeiter im deutschen System versichert bleibt und im Zielland keine Beiträge anfallen. Grundlage hierfür ist die Verordnung (EG) Nr. 883/2004. Demnach gilt grundsätzlich das Recht des Beschäftigungsstaats. Die Entsendungsregel in Artikel 12 erlaubt jedoch, dass das deutsche Recht fortgilt, sofern die voraussichtliche Dauer der Tätigkeit 24 Monate nicht überschreitet und der Mitarbeiter keine bereits entsandte Person ablöst.

Die A1-Bescheinigung ist bereits bei kurzen Einsätzen erforderlich, also auch bei eintägigen Geschäftsreisen, Messebesuchen oder Montageeinsätzen. Sie muss vor Reiseantritt vorliegen. In Deutschland wird sie über das elektronische Antragsverfahren nach § 106 SGB IV beantragt. Zuständig sind die Krankenkasse für gesetzlich Versicherte, die Deutsche Rentenversicherung für privat Versicherte und die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen für berufsständisch Versorgte.

Seit dem 1. Januar 2026 gilt das elektronische Verfahren zudem für Staaten, mit denen Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen geschlossen hat. Somit kann die Bescheinigung auch für viele Abkommensstaaten digital angefordert werden.

Unternehmen, die regelmäßig Mitarbeiter ins Ausland entsenden, benötigen daher einen festen Prozess, der die Beantragung der A1-Bescheinigung vor jeder Reise sicherstellt. Die Bescheinigung sollte im Original oder als Ausdruck mitgeführt und im Betrieb dokumentiert werden, da bei Kontrollen im Zielland genau danach gefragt wird.

Was passiert ohne A1-Bescheinigung?

Fehlt die A1-Bescheinigung bei einer Kontrolle, drohen mehrere Folgen zugleich. Erstens verhängen viele Zielländer Bußgelder, die sich je nach Staat pro Mitarbeiter im vierstelligen und in besonders streng kontrollierenden Ländern auch im fünfstelligen Bereich bewegen. Die Bußgelder können sich sowohl gegen das Unternehmen als auch gegen den Arbeitnehmer richten. Zweitens kann die Sozialversicherung des Einsatzlandes Beiträge nachfordern, wenn der Nachweis der deutschen Versicherung fehlt. Das führt zu einer doppelten Beitragslast. Drittens kann der Mitarbeiter im Einzelfall an der Arbeitsaufnahme gehindert werden, beispielsweise durch eine Zutrittsverweigerung auf einer Baustelle, bis der Nachweis vorliegt.

Länder wie Frankreich, Österreich, Belgien und die Schweiz kontrollieren besonders streng, teils schon bei kurzen Einsätzen. Die Kontrollen haben in den vergangenen Jahren spürbar zugenommen. Da die Bescheinigung kostenlos ist und elektronisch beantragt wird, verursacht sie außer dem organisatorischen Aufwand keine nennenswerten Kosten. Das Risiko besteht allein darin, diesen Schritt zu vergessen. Ein verlässlicher interner Ablauf, der keine Reise ohne A1 zulässt, ist deshalb die wirksamste Absicherung.

Wie lange darf eine Entsendung ins Ausland dauern?

Auf die Frage nach der maximalen Dauer gibt es keine einzelne Zahl, da zwei Fristen aus unterschiedlichen Rechtsgebieten nebeneinanderstehen, die getrennt voneinander betrachtet werden müssen.

Sozialversicherungsrechtlich erlaubt Artikel 12 der Verordnung 883/2004 die Fortgeltung des deutschen Rechts, solange die voraussichtliche Einsatzdauer 24 Monate nicht überschreitet. Für längere Einsätze innerhalb der EU kann über eine Ausnahmevereinbarung nach Artikel 16 der Verordnung erreicht werden, dass der Mitarbeiter im deutschen System bleibt. Diese Vereinbarung setzt die Zustimmung der zuständigen Stellen beider Staaten voraus und muss vor Ablauf der ursprünglichen 24 Monate beantragt werden. In der Praxis werden auf diesem Weg Entsendungen von bis zu fünf Jahren abgesichert.

Aus arbeitsrechtlicher Sicht gilt eine kürzere Schwelle. Gemäß der geänderten EU-Entsenderichtlinie greift der harte Kern der Arbeitsbedingungen des Ziellands vom ersten Tag an. Bei einer Entsendung von mehr als zwölf Monaten findet jedoch das gesamte zwingende Arbeitsrecht des Aufnahmestaats Anwendung. Diese Frist lässt sich auf 18 Monate verlängern, wenn der Arbeitgeber eine entsprechende Begründung abgibt. Ab diesem Zeitpunkt wird der Einsatz arbeitsrechtlich stärker vom Recht des Ziellands geprägt. Dies sollte bei langfristigen Entsendungen früh eingeplant werden.

Beide Fristen sind voneinander unabhängig. So kann eine Entsendung beispielsweise sozialversicherungsrechtlich noch im deutschen System laufen, während bereits das volle Arbeitsrecht des Ziellands gilt. Wer die maximale Dauer plant, muss deshalb beide Zeitachsen zugleich im Blick behalten.

Welche Arbeitsbedingungen und Meldepflichten gelten im Zielland?

Selbst bei fortbestehendem deutschem Arbeitsvertrag setzt das Zielland zwingende Mindeststandards durch. Innerhalb der EU beruht dies auf der Entsenderichtlinie in der Fassung der Richtlinie 2018/957: Der entsandte Arbeitnehmer hat vom ersten Tag an Anspruch auf den „harten Kern” der örtlichen Arbeitsbedingungen. Dazu zählen insbesondere die Entlohnung nach den am Einsatzort geltenden Regeln einschließlich Zulagen, die Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten, der bezahlte Mindesturlaub sowie Vorschriften zum Arbeitsschutz und zur Arbeitssicherheit.

Der Grundsatz lautet: Gleicher Lohn für gleiche Arbeit am gleichen Ort. Ein deutscher Arbeitgeber darf seine Mitarbeiter also nicht dauerhaft schlechter vergüten als es im Zielland üblich ist.

Neben den örtlichen Mindeststandards greifen Meldepflichten. Nahezu alle EU- und EWR-Staaten verlangen, dass die Entsendung vor Arbeitsbeginn bei einer nationalen Stelle angemeldet wird – in vielen Ländern spätestens am Tag vor Arbeitsaufnahme. Die Anforderungen unterscheiden sich von Land zu Land erheblich, beispielsweise beim Meldeportal, bei den vorzuhaltenden Unterlagen, bei der Pflicht zur Bestellung eines Ansprechpartners vor Ort und bei den Dokumentationspflichten.

Deshalb ist für jeden Zielstaat gesondert zu prüfen, welche Meldungen, Übersetzungen und Unterlagen erforderlich sind. Diese Prüfung muss zu Beginn jedes Einsatzes erfolgen, da eine versäumte Meldung eigene Bußgelder auslöst – unabhängig von der A1-Bescheinigung.

Bleibt der Mitarbeiter in der deutschen Sozialversicherung?

Innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz bleibt der entsandte Mitarbeiter über die A1-Bescheinigung dem deutschen Sozialversicherungssystem unterstellt, solange die Voraussetzungen des Artikels 12 der Verordnung 883/2004 vorliegen. Für Staaten, mit denen Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen geschlossen hat, richtet sich die Fortgeltung nach dem jeweiligen Abkommen. Dieses erfasst häufig nur einzelne Zweige der Sozialversicherung und sieht eigene Höchstdauern vor.

Für Einsätze in Staaten ohne solches Abkommen, also im sogenannten vertragslosen Ausland, greift § 4 SGB IV. Diese als „Ausstrahlungswirkung” bezeichnete Regelung bewirkt, dass die deutschen Vorschriften über die Versicherungspflicht weitergelten, wenn die Entsendung im Rahmen eines im Inland bestehenden Beschäftigungsverhältnisses erfolgt und von vornherein zeitlich begrenzt ist. In diesem Fall bleibt der Mitarbeiter in Deutschland versichert.

Das schützt allerdings nicht davor, dass der Zielstaat nach seinem eigenen Recht ebenfalls Beiträge verlangt. In diesen Fällen kann eine Doppelverbeitragung entstehen, die sich nur durch das nationale Recht des Ziellands oder eine private Absicherung abfedern lässt. Vor Einsätzen im vertragslosen Ausland lohnt es sich deshalb, gezielt zu prüfen, welche Beiträge dort tatsächlich anfallen und wie der Versicherungsschutz für Krankheit und Unfall lückenlos gestaltet werden kann.

Wie wird das Gehalt während der Entsendung besteuert?

Die steuerliche Behandlung folgt eigenen Regeln, die nicht mit der Sozialversicherung übereinstimmen und im Einzelfall mit dem Steuerberater zu klären sind. Grundsätzlich steht das Besteuerungsrecht für den Arbeitslohn nach den meisten Doppelbesteuerungsabkommen dem Tätigkeitsstaat zu. Von diesem Grundsatz macht die 183-Tage-Regel eine Ausnahme. Das Besteuerungsrecht bleibt dann beim Wohnsitzstaat, wenn sich der Arbeitnehmer im maßgeblichen Zeitraum nicht länger als 183 Tage im Tätigkeitsstaat aufhält, der Arbeitslohn nicht von einem dort ansässigen Arbeitgeber oder einer dortigen Betriebsstätte getragen wird. Alle drei Bedingungen müssen zusammen vorliegen.

In der Praxis ist es entscheidend, wer als wirtschaftlicher Arbeitgeber gilt. Wenn eine ausländische Konzerngesellschaft die Lohnkosten trägt, kann das Besteuerungsrecht schon vor Ablauf der 183 Tage in das Zielland wechseln. Wie der maßgebliche Zeitraum berechnet wird, unterscheidet sich je nach Abkommen zudem zwischen Kalenderjahr, Steuerjahr und einem beweglichen Zwölfmonatszeitraum. Diese Fragen sind steuerlicher Natur und sollten von einem Steuerberater und einem Berater im Zielstaat geklärt werden. Wir sorgen dafür, dass der Entsendungsvertrag die steuerlichen Zusagen, etwa zu einem Steuerausgleich, sauber abbildet und mit der gewählten Struktur zusammenpasst.

Was ist bei Drittstaaten und typischen Fehlern zu beachten?

Bei Einsätzen außerhalb der EU muss auch die aufenthalts- und beschäftigungsrechtliche Ebene berücksichtigt werden. Der Mitarbeiter benötigt in der Regel ein Visum und eine Arbeitserlaubnis des Ziellandes, deren Voraussetzungen und Vorlaufzeiten stark variieren. Ein Touristenvisum genügt für eine Arbeitstätigkeit nicht. Diese Genehmigungen müssen früh beantragt werden, da sie den Einsatzbeginn faktisch bestimmen. Parallel dazu sind die oben beschriebenen Fragen zur Sozialversicherung im vertragslosen Ausland und zur Besteuerung nach dem jeweiligen Abkommen zu klären, soweit eines besteht.

In der Praxis wiederholen sich bestimmte Fehler auffällig oft.

Meist scheitert die Vorbereitung an ausgelassenen Arbeitsschritten, nur selten an einer komplizierten Einzelfrage. So wird beispielsweise die A1-Bescheinigung bei kurzen Reisen häufig vergessen, obwohl sie bereits für den ersten Einsatztag benötigt wird. Ebenso wird oft übersehen, dass sie die arbeitsrechtliche Entsendemeldung im Zielland nicht ersetzt. Fehlt eine belastbare Rückkehrregelung, kann es nach dem Einsatz zu Streitigkeiten über Funktion und Arbeitsplatz kommen. Daneben werden die Fristen verschiedener Rechtsgebiete vermischt: Die sozialversicherungsrechtliche 24-Monats-Grenze läuft beispielsweise unabhängig von der arbeitsrechtlichen Zwölf- bis Achtzehnmonatsgrenze. Weitere Risiken entstehen, wenn Vergütung, Arbeitszeit und Urlaub ausschließlich nach deutschem Recht gestaltet werden und die zwingenden Standards des Ziellands unberücksichtigt bleiben. Bei Drittstaaten entscheidet schließlich der rechtzeitig beantragte Aufenthalts- und Arbeitstitel darüber, ob der Mitarbeiter zum geplanten Termin überhaupt beginnen kann.

Eine geordnete Vorbereitung beugt diesen Fehlern vor. Es ist sinnvoll, eine feste Reihenfolge einzuhalten: Zunächst sollte die Struktur geklärt werden, also ob eine Entsendung, eine lokale Anstellung oder eine Mischform erfolgt. Anschließend sollte der Entsendungsvertrag mit Rechtswahl und Rückkehrklausel aufgesetzt werden. Danach sollten die A1-Bescheinigung und die Entsendemeldung für den konkreten Zielstaat erledigt werden. Für Drittstaaten sollten Visum und Arbeitserlaubnis eingeholt werden. Über den gesamten Ablauf hinweg sollten die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Fragen mit den zuständigen Beratern abgestimmt werden.