Mitarbeiter ins Ausland entsenden

Was ist eine Entsendung ins Ausland?

Eine Entsendung ist die zeitlich begrenzte Auslandstätigkeit eines Arbeitnehmers, dessen Arbeitsverhältnis zum deutschen Arbeitgeber während des Einsatzes fortbesteht. Der Mitarbeiter arbeitet auf Weisung und Rechnung des entsendenden Unternehmens im Ausland und kehrt nach Abschluss des Einsatzes an seinen inländischen Arbeitsplatz zurück. Genau diese fortbestehende Bindung an den deutschen Betrieb und die von vornherein absehbare Rückkehr unterscheiden die Entsendung von anderen Konstellationen.

Von der Entsendung abzugrenzen ist zunächst die kurze Dienstreise, bei der kein eigener Arbeitseinsatz im Zielland im Vordergrund steht. Ebenso zu unterscheiden ist die lokale Anstellung: Wird der Mitarbeiter bei einer ausländischen Tochtergesellschaft eingestellt und sein deutsches Arbeitsverhältnis beendet oder ruhend gestellt, handelt es sich nicht mehr um eine Entsendung, sondern um einen Ortswechsel des Arbeitsverhältnisses mit anderen Folgen für Sozialversicherung und Steuer.

In der Praxis existieren Mischformen, etwa der Entsendungsvertrag mit einem lokalen Zusatzarbeitsvertrag oder das ruhende deutsche Arbeitsverhältnis mit paralleler Auslandsanstellung. Welche Variante gewählt wird, entscheidet über die gesamte nachgelagerte Struktur und sollte deshalb am Anfang der Planung geklärt werden, nicht am Ende.

Für den deutschen Mittelstand, der Kunden, Baustellen, Montageprojekte oder Vertriebsstrukturen im Ausland bedient, ist die Entsendung das übliche Instrument, um eigenes Personal befristet vor Ort einzusetzen, ohne die Bindung an das Stammhaus aufzugeben.

Was gehört in den Entsendungsvertrag?

Der Entsendungsvertrag regelt die Auslandstätigkeit ergänzend zum bestehenden Arbeitsvertrag. Er sollte als eigene Vereinbarung ausgestaltet sein, die den Grundvertrag für die Dauer des Einsatzes überlagert und nach der Rückkehr endet. Rechtlicher Ausgangspunkt ist die Rechtswahl. Nach Artikel 8 der Rom-I-Verordnung können die Parteien das anwendbare Recht wählen, in der Regel das deutsche.

Diese Wahl hat jedoch eine Grenze: Sie darf dem Arbeitnehmer nicht den Schutz zwingender Vorschriften entziehen, die ohne Rechtswahl gälten. Bei nur vorübergehender Tätigkeit im Ausland wechselt der gewöhnliche Arbeitsort nicht, sodass deutsches Arbeitsrecht die Grundlage bleibt, überlagert von den zwingenden Schutznormen des Ziellands.

Inhaltlich gehören mindestens die folgenden Punkte in die Vereinbarung:

Der Vertrag sollte zunächst das anwendbare Recht und den Gerichtsstand regeln. Üblich ist eine ausdrückliche Wahl deutschen Rechts, wobei zwingende Vorschriften des Einsatzstaats unberührt bleiben. Ebenso zentral sind Dauer, Beginn und Rückkehr: Der Einsatzzeitraum, mögliche Verlängerungen und der Arbeitsplatz nach der Rückkehr müssen klar beschrieben sein. Gerade die Rückkehrklausel trennt die zeitlich begrenzte Entsendung von einer dauerhaften Verlagerung des Arbeitsverhältnisses.

Bei Vergütung und Zulagen geht es nicht nur um das Grundgehalt. Zu regeln sind Auslands- und Funktionszulagen, Kaufkraftausgleich, Wohnkosten, Heimflüge, Umzug sowie Währung und zahlende Gesellschaft. Auch eine höhere Steuer- oder Beitragslast muss wirtschaftlich zugeordnet werden. Die Vereinbarung sollte außerdem die geplante sozialversicherungs- und steuerrechtliche Struktur abbilden, einschließlich A1-Bescheinigung, Steuerausgleichsmodellen und ergänzender Absicherung von Krankheit, Unfall und Altersvorsorge. Schließlich sind Arbeitszeit, Urlaub und Feiertage an die örtlichen Gegebenheiten anzupassen, ohne die zwingenden Standards des Ziellands zu unterschreiten.

Ein sauber aufgesetzter Entsendungsvertrag nimmt die typischen Streitpunkte vorweg, insbesondere die Rückkehr und die Verteilung von Mehrkosten. Der oft gesuchte Expat-Vertrag ist nichts anderes als ein solcher Entsendungsvertrag, meist für längere Auslandseinsätze in Führungs- oder Fachfunktionen.

Wann brauchen Sie eine A1-Bescheinigung, und wie beantragen Sie sie?

Die A1-Bescheinigung weist nach, welchem Sozialversicherungsrecht ein Arbeitnehmer während seines Auslandseinsatzes unterliegt. Für Einsätze in der EU, im EWR und in der Schweiz belegt sie, dass der Mitarbeiter im deutschen System versichert bleibt und im Zielland keine Beiträge anfallen. Grundlage ist die Verordnung (EG) Nr. 883/2004: Nach ihrem Grundsatz gilt das Recht des Beschäftigungsstaats, die Entsendungsregel in Artikel 12 lässt aber zu, dass das deutsche Recht fortgilt, wenn die voraussichtliche Dauer der Tätigkeit 24 Monate nicht überschreitet und der Mitarbeiter keine bereits entsandte Person ablöst.

Die A1-Bescheinigung ist bereits bei kurzen Einsätzen erforderlich, auch bei eintägigen Geschäftsreisen, Messebesuchen oder Montageeinsätzen. Sie muss vor Reiseantritt vorliegen. Beantragt wird sie in Deutschland über das elektronische Antragsverfahren nach § 106 SGB IV, zuständig ist bei gesetzlich Versicherten die Krankenkasse, bei privat Versicherten die Deutsche Rentenversicherung und bei berufsständisch Versorgten die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen.

Seit dem 1. Januar 2026 ist das elektronische Verfahren zudem auf die Staaten ausgeweitet, mit denen Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen geschlossen hat, sodass auch für viele Abkommensstaaten die Bescheinigung digital angefordert werden kann.

Wer regelmäßig Mitarbeiter über die Grenze schickt, braucht daher einen festen Prozess, der die A1-Beantragung vor jede Reise schaltet. Die Bescheinigung sollte im Original oder als Ausdruck mitgeführt und im Betrieb dokumentiert werden, weil Kontrollen im Zielland genau danach fragen.

Was passiert ohne A1-Bescheinigung?

Fehlt die A1-Bescheinigung bei einer Kontrolle, drohen mehrere Folgen zugleich. Erstens verhängen viele Zielländer Bußgelder, die sich je nach Staat pro Mitarbeiter im vierstelligen, in besonders streng kontrollierenden Ländern auch im fünfstelligen Bereich bewegen und sich sowohl gegen das Unternehmen als auch gegen den Arbeitnehmer richten können. Zweitens kann die Sozialversicherung des Einsatzlands Beiträge nachfordern, wenn der Nachweis der deutschen Versicherung fehlt, was zu einer doppelten Beitragslast führt. Drittens kann der Mitarbeiter im Einzelfall an der Arbeitsaufnahme gehindert werden, etwa durch Zutrittsverweigerung auf einer Baustelle, bis der Nachweis vorliegt.

Besonders streng kontrollieren Länder wie Frankreich, Österreich, Belgien und die Schweiz, teils schon bei kurzen Einsätzen. Die Kontrollen haben in den vergangenen Jahren spürbar zugenommen. Da die Bescheinigung kostenfrei ist und elektronisch beantragt wird, verursacht sie außer dem organisatorischen Schritt keine nennenswerten Kosten. Das Risiko liegt allein darin, den Schritt zu vergessen. Ein verlässlicher interner Ablauf, der keine Reise ohne A1 zulässt, ist deshalb die wirksamste Absicherung.

Wie lange darf eine Entsendung ins Ausland dauern?

Auf die Frage nach der maximalen Dauer gibt es keine einzelne Zahl, weil zwei Fristen aus unterschiedlichen Rechtsgebieten nebeneinanderstehen und getrennt zu betrachten sind.

Sozialversicherungsrechtlich erlaubt Artikel 12 der Verordnung 883/2004 die Fortgeltung des deutschen Rechts, solange die voraussichtliche Einsatzdauer 24 Monate nicht überschreitet. Für längere Einsätze innerhalb der EU lässt sich über eine Ausnahmevereinbarung nach Artikel 16 der Verordnung erreichen, dass der Mitarbeiter im deutschen System bleibt. Diese Vereinbarung setzt die Zustimmung der zuständigen Stellen beider Staaten voraus und ist vor Ablauf der ursprünglichen 24 Monate zu beantragen. In der Praxis werden auf diesem Weg Entsendungen von bis zu fünf Jahren abgesichert.

Arbeitsrechtlich gilt eine kürzere Schwelle. Nach der geänderten EU-Entsenderichtlinie greift der harte Kern der Arbeitsbedingungen des Ziellands vom ersten Tag an. Überschreitet die Entsendung jedoch zwölf Monate, findet das gesamte zwingende Arbeitsrecht des Aufnahmestaats Anwendung, nicht mehr nur der harte Kern. Diese Frist lässt sich auf achtzehn Monate verlängern, wenn der Arbeitgeber eine begründete Mitteilung abgibt. Ab diesem Punkt wird der Einsatz arbeitsrechtlich stärker vom Recht des Ziellands geprägt, was bei langfristigen Entsendungen früh eingeplant werden sollte.

Beide Fristen sind voneinander unabhängig. Eine Entsendung kann sozialversicherungsrechtlich noch im deutschen System laufen, während arbeitsrechtlich bereits das volle Recht des Ziellands gilt. Wer die maximale Dauer plant, muss deshalb beide Zeitachsen zugleich im Blick behalten.

Welche Arbeitsbedingungen und Meldepflichten gelten im Zielland?

Auch bei fortbestehendem deutschem Arbeitsvertrag setzt das Zielland zwingende Mindeststandards durch. Innerhalb der EU beruht das auf der Entsenderichtlinie in der Fassung der Richtlinie 2018/957. Der entsandte Arbeitnehmer hat vom ersten Tag an Anspruch auf den harten Kern der örtlichen Arbeitsbedingungen. Dazu zählen insbesondere die Entlohnung nach den am Einsatzort geltenden Regeln einschließlich Zulagen, die Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten, der bezahlte Mindesturlaub sowie Vorschriften zu Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit.

Der Grundsatz lautet: gleicher Lohn für gleiche Arbeit am gleichen Ort. Ein deutscher Arbeitgeber kann seinen Mitarbeiter also nicht dauerhaft unterhalb des im Zielland üblichen Niveaus vergüten.

Neben den örtlichen Mindeststandards greifen Meldepflichten. Nahezu alle EU- und EWR-Staaten verlangen, dass die Entsendung vor Arbeitsbeginn bei einer nationalen Stelle angemeldet wird, in vielen Ländern spätestens am Tag vor der Arbeitsaufnahme. Die Anforderungen unterscheiden sich von Land zu Land erheblich, etwa beim Meldeportal, bei den vorzuhaltenden Unterlagen, bei der Pflicht zur Bestellung eines Ansprechpartners vor Ort und bei den Dokumentationspflichten.

Für jeden Zielstaat ist deshalb gesondert zu prüfen, welche Meldung, welche Übersetzungen und welche Unterlagen erforderlich sind. Diese länderspezifische Prüfung gehört an den Anfang jedes Einsatzes, weil eine versäumte Meldung eigene Bußgelder auslöst, unabhängig von der A1-Bescheinigung.

Bleibt der Mitarbeiter in der deutschen Sozialversicherung?

Innerhalb von EU, EWR und Schweiz bleibt der entsandte Mitarbeiter über die A1-Bescheinigung im deutschen Sozialversicherungssystem, solange die Voraussetzungen des Artikels 12 der Verordnung 883/2004 vorliegen. Für Staaten, mit denen Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen geschlossen hat, richtet sich die Fortgeltung nach dem jeweiligen Abkommen, das häufig nur einzelne Zweige der Sozialversicherung erfasst und eigene Höchstdauern vorsieht.

Für Einsätze in Staaten ohne solches Abkommen, das sogenannte vertragslose Ausland, greift § 4 SGB IV. Diese Ausstrahlung genannte Regel bewirkt, dass die deutschen Vorschriften über die Versicherungspflicht weitergelten, wenn die Entsendung im Rahmen eines im Inland bestehenden Beschäftigungsverhältnisses erfolgt und von vornherein zeitlich begrenzt ist. Der Mitarbeiter bleibt dann in Deutschland versichert.

Das schützt allerdings nicht davor, dass der Zielstaat nach seinem eigenen Recht ebenfalls Beiträge verlangt. In diesen Fällen kann eine Doppelverbeitragung entstehen, die sich nur durch das nationale Recht des Ziellands oder durch private Absicherung abfedern lässt. Vor Einsätzen im vertragslosen Ausland lohnt sich deshalb eine gezielte Prüfung, welche Beiträge dort tatsächlich anfallen und wie der Versicherungsschutz für Krankheit und Unfall lückenlos gestaltet wird.

Wie wird das Gehalt während der Entsendung besteuert?

Die steuerliche Behandlung folgt eigenen Regeln, die nicht mit der Sozialversicherung gleichlaufen und die im Einzelfall mit dem Steuerberater zu klären sind. Der Grundsatz: Nach den meisten Doppelbesteuerungsabkommen steht das Besteuerungsrecht für den Arbeitslohn dem Tätigkeitsstaat zu. Von diesem Grundsatz macht die 183-Tage-Regel eine Ausnahme. Das Besteuerungsrecht bleibt beim Wohnsitzstaat, wenn der Arbeitnehmer sich nicht länger als 183 Tage im maßgeblichen Zeitraum im Tätigkeitsstaat aufhält, der Arbeitslohn nicht von einem dort ansässigen Arbeitgeber getragen wird und ihn auch keine dortige Betriebsstätte trägt. Alle drei Bedingungen müssen zusammen vorliegen.

In der Praxis hängt viel davon ab, wer als wirtschaftlicher Arbeitgeber gilt. Trägt eine ausländische Konzerngesellschaft den Lohnaufwand, kann das Besteuerungsrecht schon vor Ablauf der 183 Tage in das Zielland wechseln. Wie der maßgebliche Zeitraum berechnet wird, unterscheidet sich zudem je nach Abkommen zwischen Kalenderjahr, Steuerjahr und einem beweglichen Zwölfmonatszeitraum. Diese Fragen sind steuerlicher Natur und gehören in die Hand des Steuerberaters und des Beraters im Zielstaat. Wir sorgen dafür, dass der Entsendungsvertrag die steuerlichen Zusagen, etwa zu einem Steuerausgleich, sauber abbildet und mit der gewählten Struktur zusammenpasst.

Was ist bei Drittstaaten und typischen Fehlern zu beachten?

Bei Einsätzen außerhalb der EU kommt die aufenthalts- und beschäftigungsrechtliche Ebene hinzu. Der Mitarbeiter benötigt regelmäßig ein Visum und eine Arbeitserlaubnis des Zielstaats, deren Voraussetzungen und Vorlaufzeiten stark variieren. Ein Touristenvisum genügt für eine Arbeitstätigkeit nicht. Diese Genehmigungen sind früh zu beantragen, weil sie den Einsatzbeginn faktisch bestimmen. Parallel gelten die oben beschriebenen Fragen zur Sozialversicherung im vertragslosen Ausland und zur Besteuerung nach dem jeweiligen Abkommen, soweit eines besteht.

Wiederkehrend sind in der Praxis die folgenden Fehler:

In der Praxis scheitert die Vorbereitung selten an einer komplizierten Einzelfrage, sondern an ausgelassenen Arbeitsschritten. Häufig wird die A1-Bescheinigung bei kurzen Reisen vergessen, obwohl sie bereits für den ersten Einsatztag benötigt wird. Ebenso wird übersehen, dass sie die arbeitsrechtliche Entsendemeldung im Zielland nicht ersetzt. Fehlt eine belastbare Rückkehrregelung, entsteht nach dem Einsatz Streit über Funktion und Arbeitsplatz. Daneben werden die Fristen verschiedener Rechtsgebiete vermischt: Die sozialversicherungsrechtliche 24-Monats-Grenze läuft unabhängig von der arbeitsrechtlichen Zwölf- bis Achtzehnmonatsgrenze. Weitere Risiken entstehen, wenn Vergütung, Arbeitszeit und Urlaub ausschließlich nach deutschem Recht gestaltet werden und die zwingenden Standards des Ziellands unberücksichtigt bleiben. Bei Drittstaaten entscheidet schließlich der rechtzeitig beantragte Aufenthalts- und Arbeitstitel darüber, ob der Mitarbeiter zum geplanten Termin überhaupt beginnen kann.

Eine geordnete Vorbereitung beugt diesen Fehlern vor. Sinnvoll ist eine feste Reihenfolge: zuerst die Struktur klären, also Entsendung, lokale Anstellung oder Mischform, dann den Entsendungsvertrag mit Rechtswahl und Rückkehrklausel aufsetzen, danach A1-Bescheinigung und Entsendemeldung für den konkreten Zielstaat erledigen, für Drittstaaten Visum und Arbeitserlaubnis einholen und über den gesamten Ablauf hinweg die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Fragen mit den zuständigen Beratern abstimmen.