Vakanz in der Rechtsabteilung überbrücken

Welche Risiken entstehen bei einer unbesetzten Rechtsleitung?

Das größte Risiko ist nicht, dass jede Anfrage sofort unbeantwortet bleibt, Gefährlich ist der Verlust der Steuerung: Zunächst geraten Fristen, Kündigungsfenster und gerichtliche oder behördliche Termine aus dem Blick. Zugleich werden laufende Vertragsverhandlungen nicht mehr nach Priorität geführt, sodass wirtschaftlich wichtige Projekte verzögert werden oder ohne belastbare Risikoposition weiterlaufen.

Daneben verliert die Geschäftsführung ihren zentralen Sparringspartner für Entscheidungen. Wissen über frühere Verhandlungen, akzeptierte Risiken und informelle Zusagen steckt häufig in E-Mails oder im persönlichen Gedächtnis der ausscheidenden Person. Ohne strukturierte Übernahme können Fachbereiche dann unterschiedliche Standards anwenden und externe Kanzleien unkoordiniert mandatieren.

Besonders kritisch sind formelle Funktionen, die an der Rechtsleitung hängen. Dazu können Organ- und Vollmachtsfragen, Compliance-Meldungen, Versicherungsfälle, Prozessführung und Berichtspflichten gehören. Die Vakanz muss deshalb als Governance-Risiko behandelt werden, nicht nur als vorübergehender Personalmangel.

Die Risikolage hängt von Rolle und Umfeld ab. Eine Vakanz des General Counsel in einem regulierten Konzern verlangt eine andere Lösung als die Abwesenheit des einzigen Legal Counsel eines mittelständischen Unternehmens. Die ersten Tage sollten deshalb einer strukturierten Bestandsaufnahme dienen.

Wissen sichern und Übergabe strukturieren

Ist eine Übergabe noch möglich, sollte sie nicht nur aus einer Liste offener Vorgänge bestehen. Ausgangspunkt ist eine Matter List, die für jeden Vorgang Status, nächsten Schritt, Frist, Verantwortlichen und externen Berater ausweist. Ergänzend werden laufende Verträge, Verfahren, Behördenkontakte und Transaktionen nach Dringlichkeit geordnet und mit den maßgeblichen Dokumenten verknüpft. Auch Budgets, Honorarvereinbarungen, Zugriffsrechte und Kommunikationswege müssen übergeben werden. Dazu gehören Datenräume, Vertragsarchive, Kanzleiportale, Versicherer und interne Eskalationskanäle. Nur dann kann die Interim-Lösung ohne erneute Grundlagenrecherche handlungsfähig werden. Schließlich sind Vollmachten, Organfunktionen, der gesellschaftsrechtliche Kalender und bekannte Risikopositionen zu dokumentieren. Die Übergabe sollte ausdrücklich benennen, welche Entscheidungen bereits getroffen wurden, welche Annahmen dahinterstehen und wo die Geschäftsführung kurzfristig entscheiden muss.

Fehlt eine geordnete Übergabe, muss das Wissen aus Systemen, Postfächern, Fachbereichen und externen Beratern rekonstruiert werden. Das sollte als eigenes kurzes Stabilisierungsvorhaben mit klaren Prioritäten geführt werden.

Wie eine Interim-Lösung schnell arbeitsfähig wird

Ein Interim General Counsel oder eine externe Rechtsleitung übernimmt nicht nur einzelne Rechtsfragen. Die Rolle muss drei Ebenen abdecken:

Stabilisieren. Kritische Fristen, Verfahren, Transaktionen und Managemententscheidungen werden sofort gesichert.

Steuern. Neue Anfragen laufen über einen Intake-Prozess, werden priorisiert und intern oder extern zugeordnet. Kanzleien erhalten klare Mandate, Budgets und Ansprechpartner.

Übergeben. Ablage, Matter List, Reporting und offene Entscheidungen werden so dokumentiert, dass die spätere dauerhafte Besetzung ohne erneuten Wissensverlust übernehmen kann.

Für die Zusammenarbeit sollten Entscheidungskompetenzen, Anwesenheit, Erreichbarkeit, Eskalationswege und Berichtsrhythmus festgelegt werden. Ein externer Interim GC braucht außerdem Zugang zu relevanten Systemen und direkten Kontakt zu Geschäftsführung und Schlüsselbereichen. Ohne diese Einbindung bleibt er eine weitere Kanzlei statt einer handlungsfähigen Rechtsleitung.

Vom Interim-Mandat zur belastbaren Übergabe

Eine Zwischenlösung ist erst dann erfolgreich, wenn sie nicht nur dringende Vorgänge abarbeitet, sondern den späteren Übergang vorbereitet. Dazu gehören ein aktualisiertes Matter Register, dokumentierte Fristen, eine Übersicht der externen Berater, nachvollziehbare Budgets sowie kurze Entscheidungsmemos zu den wesentlichen Risiken. Die künftige Rechtsleitung muss erkennen können, weshalb eine Position gewählt wurde und welche Alternativen noch offenstehen.

Parallel kann die Vakanz genutzt werden, um die Rolle selbst zu überprüfen. In vielen Unternehmen ist unklar, ob ein Generalist, ein Spezialist, ein Legal Operations Profil oder eine kleine interne Funktion benötigt wird. Das tatsächliche Anfragevolumen, die Verteilung der Rechtsgebiete, die internationale Koordination und der Anteil strategischer Projekte liefern eine bessere Grundlage für die Nachbesetzung als die bisherige Stellenbeschreibung.

Zum Abschluss sollte die Übergabe nicht in einem einzigen Termin erfolgen. Bewährt sind eine strukturierte Dokumentenübergabe, gemeinsame Gespräche mit den wichtigsten internen Stakeholdern und externen Kanzleien sowie eine begrenzte Überlappungsphase. So bleibt das in der Interim-Zeit aufgebaute Wissen erhalten und die neue Rechtsleitung kann vom ersten Tag an priorisieren, statt die Organisation erneut zu rekonstruieren.