Beweise in Wirtschaftsstreitigkeiten sichern

Wann sollte die Beweissicherung beginnen?

Mit der Beweissicherung sollte eher früher als später begonnen werden. Spätestens wenn ein Anspruch ernsthaft geprüft, eine Vertragsverletzung konkret behauptet oder ein Verfahren absehbar wird, sollten relevante Lösch- und Überschreibungsprozesse gestoppt werden. Dies betrifft nicht nur E-Mail-Postfächer, sondern auch Chat-Systeme, mobile Geräte, gemeinsame Laufwerke, CRM- und ERP-Daten, Backups sowie lokale Dateien ausgeschiedener Mitarbeiter.

Eine solche Sicherungsanweisung wird häufig als „Legal Hold” bezeichnet. Dabei handelt es sich um eine organisatorische Maßnahme und nicht um eine gesetzliche Vorschrift des deutschen Zivilprozessrechts. Ihr Zweck besteht darin, potenziell relevante Informationen vor Verlust oder Veränderung zu bewahren. Umfang und Dauer der Maßnahme müssen sich am konkreten Konflikt orientieren. Eine pauschale, unbegrenzte Speicherung aller Unternehmensdaten ist weder erforderlich noch sinnvoll.

Gleichzeitig sind die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu beachten. So regeln beispielsweise § 257 HGB und § 147 AO die Aufbewahrung kaufmännischer und steuerlicher Unterlagen. Diese Pflichten ersetzen den Legal Hold jedoch nicht, da prozessrelevante Informationen auch außerhalb der gesetzlichen Kategorien liegen können und automatische Löschfristen teilweise kürzer sind. 

Wie wird ein Legal Hold praktisch umgesetzt?

Zu Beginn steht eine belastbare Beschreibung des Streitgegenstands. Welche Verträge, Projekte, Personen, Gesellschaften und Zeiträume sind betroffen? Darauf aufbauend werden Datenquellen und sogenannte Custodians, also Personen, bei denen relevante Informationen zu erwarten sind, abgeleitet. Die Anweisung sollte verständlich erklären, welche Daten nicht gelöscht oder verändert werden dürfen und an wen sich bei Rückfragen zu wenden ist.

Die IT-Abteilung muss prüfen, welche Systeme automatische Löschungen, Speicherbegrenzungen oder Überschreibungen vorsehen. Dabei dürfen private Archive, lokale PST-Dateien, Messenger-Verläufe und Daten auf Mobiltelefonen nicht übersehen werden. Bei ausgeschiedenen Mitarbeitern ist zu klären, ob deren Postfächer und Endgeräte noch vorhanden sind und ob ein Zugriff rechtlich zulässig ist.

Der Legal Hold erfordert eine dokumentierte Steuerung. Die Zustellung, die Empfangsbestätigung, die technischen Maßnahmen und spätere Aktualisierungen sollten nachvollziehbar sein. Ändert sich der Streitgegenstand, kann der Kreis der Daten entsprechend erweitert oder eingegrenzt werden. Nach dem endgültigen Abschluss des Konflikts ist zu prüfen, welche Sicherungen aufgehoben werden können und welche Daten aufgrund anderer Pflichten weiterhin aufbewahrt werden müssen.

Welche Bedeutung haben E-Mails und digitale Dokumente?

E-Mails sind in Wirtschaftsstreitigkeiten oft besonders aussagekräftig, da sie in der Regel zeitnah zur Entscheidung entstanden sind. Gleichzeitig dürfen einzelne Formulierungen nicht aus ihrem Kontext gelöst werden. Denn Gesprächsverläufe, Anhänge, frühere Versionen und parallele Kommunikationskanäle können das Verständnis vollständig verändern.

Aus diesem Grund sollte digitale Beweissicherung möglichst die Originaldatei einschließlich der Metadaten erhalten. Ein Screenshot kann den Inhalt zwar sichtbar machen, bildet aber Absenderdaten, Dateieigenschaften oder nachträgliche Veränderungen oft nur unvollständig ab. Gemäß § 371 ZPO ist für elektronische Dokumente die Vorlage oder Übermittlung der Datei als Beweisantritt durch Augenschein vorgesehen.

Der aktualisierte § 371a ZPO erstreckt die Regeln über die Beweiskraft privater Urkunden auf private elektronische Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, einer notariell beglaubigten elektronischen Unterschrift oder einem entsprechend beglaubigten Handzeichen versehen sind. Bei einer qualifizierten elektronischen Signatur kann der Anschein der Echtheit, der sich aus der Signaturprüfung ergibt, nur durch Tatsachen erschüttert werden, die ernstliche Zweifel daran begründen, dass die Erklärung von der verantwortenden Person abgegeben wurde. Dies ist jedoch keine unwiderlegliche Garantie für die inhaltliche Richtigkeit des Dokuments, da technische Echtheit und Aussagegehalt zwei voneinander getrennte Fragen sind.

Auch eine echte E-Mail kann missverständlich, ironisch oder unvollständig formuliert sein. Umgekehrt bedeutet ein fehlender digitaler Signaturmechanismus nicht automatisch, dass der Beweiswert fehlt. Das Gericht würdigt die Beweise gemäß § 286 ZPO im Gesamtzusammenhang.

Wie werden Dokumente geordnet und ausgewertet?

Eine große Datenmenge ist noch keine gute Beweislage. Zunächst sollte eine Chronologie erstellt werden, die die Ereignisse, die handelnden Personen und die zugehörigen Dokumente verbindet. Auf dieser Grundlage lassen sich dann Sachverhaltskomplexe bilden, zum Beispiel Vertragsschluss, Leistung, Mängelanzeige, interne Kenntnis, Schadensentwicklung und Vergleichsverhandlungen.

Bei umfangreichen Verfahren empfiehlt sich die Führung eines einheitlichen Dokumentenregisters. Jede Unterlage erhält eine eindeutige Bezeichnung sowie einen kurzen Inhaltshinweis. Darüber hinaus sind das Datum, der Absender, der Empfänger und der Bezug zum Beweisthema erforderlich. Dubletten und nahezu identische Vertragsversionen müssen erkennbar bleiben, da gerade kleine Änderungen entscheidend sein können.

Bei der Auswertung sollten nicht nur belastende Unterlagen gesammelt werden. Auch widersprechende Dokumente, fehlende Antworten und ungünstige interne Bewertungen müssen früh auf den Tisch kommen. Sie verschwinden nicht, wenn man sie in der eigenen Analyse ausblendet. Erst wenn die eigene Beweislage ebenso kritisch geprüft wird wie die der Gegenseite, entsteht eine realistische Prozessstrategie.

Welche Rolle spielen Zeugen?

Zeugen bekunden ihre eigenen Wahrnehmungen, nicht die rechtliche Bewertung eines Vorgangs. In wirtschaftlichen Verfahren sind häufig Mitarbeiter, ehemalige Geschäftsführer, Berater, Kunden oder Lieferanten relevante Zeugen. Mit der Zeit verändern sich ihre Erinnerungen, und wichtige Personen können das Unternehmen verlassen oder ins Ausland wechseln. Deshalb sollten mögliche Zeugen frühzeitig ermittelt und zu den tatsächlichen Abläufen befragt werden.

Interne Gespräche dienen der Sachverhaltsaufklärung und dürfen nicht dazu dienen, eine bestimmte Aussage zu erzwingen. Offene Fragen sind in der Regel ergiebiger als die Bitte, eine bereits entwickelte Theorie zu bestätigen. Das Gespräch sollte zeitnah dokumentiert werden, wobei klar bleiben muss, ob es sich um eine anwaltliche Arbeitsunterlage oder eine vom Zeugen bestätigte Erklärung handelt.

Gemäß § 373 ZPO muss ein Beweisantritt im Zivilprozess den Zeugen und die konkrete Tatsache bezeichnen, über die er vernommen werden soll. Die pauschale Benennung einer Person „zum gesamten Sachverhalt” ist keine tragfähige Prozessvorbereitung. Für jeden Zeugen sollte deshalb im Voraus feststehen, welchen Beitrag er zu welchem Beweisthema leisten kann.

Wann werden Sachverständige benötigt?

Vom Gericht benannte Sachverständige unterstützen das Gericht oder Schiedsgericht bei Fragen, die besondere Fachkenntnisse erfordern. In Wirtschaftsstreitigkeiten betrifft dies häufig Unternehmensbewertungen, Bilanzierung, Bau- und Technikfragen, IT-Systeme, Produktionsfehler oder komplexe Schadensberechnungen. Ein Sachverständiger ersetzt jedoch nicht den Tatsachenvortrag der Partei. Wenn die so genannten Anknüpfungstatsachen fehlen, kann und darf der Sachverständige einen unklaren Sachverhalt nicht eigenständig erforschen.

Ein privat beauftragtes Gutachten (Parteigutachten) stellt zunächst qualifizierten Parteivortrag dar. Es kann dabei helfen, technische Zusammenhänge zu verstehen, Fragen an einen gerichtlich bestellten Sachverständigen vorzubereiten und die eigene Position wirtschaftlich zu beziffern. Seine Überzeugungskraft hängt dabei von transparenten Annahmen, vollständigen Daten, einer nachvollziehbaren Methode und, nicht zuletzt, von der Sachkompetenz und vom Renommee des Sachverständigen ab.

Wann hilft das selbständige Beweisverfahren nach § 485 ZPO?

Bei drohendem Verlust eines Beweismittels kann ein selbstständiges Beweisverfahren nach § 485 ZPO in Betracht gezogen werden. Während oder außerhalb eines laufenden Verfahrens können insbesondere ein Augenschein, die Vernehmung von Zeugen oder eine Begutachtung durch einen Sachverständigen angeordnet werden, wenn der Gegner zustimmt oder zu besorgen ist, dass das Beweismittel verloren geht oder seine Benutzung erschwert wird.

Daneben sieht § 485 Abs. 2 ZPO für bestimmte tatsächliche Zustände und Ursachen ein Beweisverfahren vor, wenn ein rechtliches Interesse besteht, insbesondere um einen Rechtsstreit zu vermeiden. Typische Anwendungsfälle sind veränderliche technische Zustände, Bau- oder Produktionsmängel sowie Schadensursachen. Das Verfahren ist jedoch nicht für eine allgemeine Dokumentensammlung oder eine unbestimmte Ausforschung des Sachverhalts gedacht oder geeignet.

Der Antrag muss die zu beweisenden Tatsachen sowie die zulässigen Beweismittel konkret bezeichnen. Gemäß § 493 ZPO kann das Ergebnis in einem späteren Prozess grundsätzlich wie eine dort durchgeführte Beweisaufnahme verwendet werden.

Kann die Gegenseite zur Vorlage von Dokumenten gezwungen werden?

Im deutschen Zivilverfahren gibt es keine allgemeine Discovery. Gerichtliche Vorlageanordnungen sind gezielte Instrumente für konkret bezeichnete, entscheidungserhebliche Unterlagen. Sie dienen nicht der unbestimmten Suche nach möglicherweise hilfreichen Informationen.

• § 142 ZPO – gezielte Urkundenvorlage Das Gericht kann einer Partei oder einem Dritten die Vorlage bestimmter Urkunden und sonstiger Unterlagen aufgeben. Erforderlich sind ein konkreter Bezug zum Streitstoff und eine hinreichend bestimmte Bezeichnung. Eine bloße Dokumentenkategorie ohne greifbare Anknüpfung genügt nicht.
• § 258 HGB – Handelsbücher im Rechtsstreit: Nach § 258 HGB kann das Gericht im laufenden Rechtsstreit auf Antrag oder von Amts wegen die Vorlage der Handelsbücher einer Partei anordnen. Die Einsicht bleibt gemäß § 259 HGB grundsätzlich auf den streitrelevanten Inhalt begrenzt.
• Keine Discovery: Beide Vorschriften ersetzen weder die eigene Sachverhaltsaufklärung noch die vertraglichen Informationsrechte. Um eine Vorlage zu erreichen, sollte erläutert werden können, welches Dokument oder welcher Buchungsbestand existiert, warum dies anzunehmen ist und welche konkrete Tatsache damit bewiesen werden soll.

Um Geschäftsgeheimnisse, personenbezogene Daten und Rechte Dritter zu schützen, können Schutzmaßnahmen, Schwärzungen oder eine begrenzte Einsicht erforderlich sein. Die Vertraulichkeit rechtfertigt jedoch nicht automatisch die vollständige Verweigerung einer rechtmäßig angeordneten Vorlage. Das Gericht muss das Beweisinteresse, die Entscheidungserheblichkeit und Erforderlichkeit der Vorlage sowie das Geheimhaltungsinteresse und das Recht der Gegenpartei auf rechtliches Gehör und ein faires Verfahren gegeneinander abwägen. Seit dem 1. April 2025 enthält die Zivilprozessordnung mit § 273a ZPO allerdings eine gesetzliche Grundlage für den Schutz von Geschäftsgeheimnissen. Danach kann das Gericht auf Antrag einer Partei streitgegenständliche Informationen ganz oder teilweise als geheimhaltungsbedürftig einstufen, wenn sie ein Geschäftsgeheimnis im Sinne von § 2 Nr. 1 GeschGehG sein können. 

Welche Folgen hat die Vernichtung oder Zurückhaltung von Beweisen?

Wer relevante Beweismittel vernichtet, vorenthält oder deren Benutzung erschwert, riskiert prozessuale Nachteile. Der Bundesgerichtshof definiert die genannte Beweisvereitelung als ein Verhalten, durch das eine Partei dem beweisbelasteten Gegner die Beweisführung schuldhaft unmöglich macht oder erschwert. Die Folgen hängen vom Grad des Verschuldens und der Bedeutung des Beweismittels ab. Sie können bis zu Beweiserleichterungen für die benachteiligte Partei reichen.

Nicht jeder Datenverlust stellt eine Beweisvereitelung dar. Unternehmen dürfen ihre regulären Löschkonzepte anwenden, solange kein konkreter Anlass zur Sicherung besteht und sie ihre gesetzlichen Aufbewahrungspflichten einhalten. Wenn jedoch ein Konflikt erkennbar wird und die automatische Löschung unverändert weiterläuft, kann die Lage anders zu bewerten sein.

Auch eine nachträgliche „Bereinigung“ der internen Kommunikation ist riskant. Neben prozessualen Folgen kann sie die Glaubwürdigkeit der handelnden Personen sowie die des Unternehmens beschädigen. Die sicherste Vorgehensweise besteht darin, vorhandene Informationen unverändert zu belassen und ihre Bedeutung später rechtlich einzuordnen.

Wie werden Datenschutz und Vertraulichkeit berücksichtigt?

Die Beweissicherung erlaubt keinen grenzenlosen Zugriff auf personenbezogene Daten. Für jede Verarbeitung ist eine tragfähige Rechtsgrundlage erforderlich. Bei privaten Unternehmen kommt für die Sicherung und Auswertung zur Geltendmachung oder Verteidigung von Ansprüchen häufig Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage berechtigter Interessen in Betracht. Je nach Sachverhalt kann auch Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO bei einer rechtlichen Verpflichtung einschlägig sein. Die Rechtsgrundlage muss für den konkreten Zweck, den Personenkreis und den Datenumfang dokumentiert werden.

Enthalten die Unterlagen besondere Kategorien personenbezogener Daten, etwa Gesundheitsdaten, ist zusätzlich eine Ausnahme gemäß Art. 9 Abs. 2 DSGVO erforderlich. Gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO ist die Verarbeitung zulässig, wenn sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Diese Vorschrift ist jedoch kein Freibrief: Datenminimierung, Zweckbindung, Zugriffsbeschränkung und angemessene technische Schutzmaßnahmen sind weiterhin notwendig.

Suchbegriffe, Personenkreise und Zeiträume sollten daher so gewählt werden, dass die Prüfung auf das erforderliche Maß beschränkt bleibt. Bei Beschäftigtendaten, privaten Inhalten oder besonders sensiblen Informationen können zusätzliche arbeits- und datenschutzrechtliche Anforderungen gelten. Zugriffsrechte sind auf das notwendige Team zu beschränken und Datenübertragungen sind zu dokumentieren.

Bei grenzüberschreitenden Verfahren können Datenexporte und Zugriffe aus Drittstaaten zusätzliche Fragen aufwerfen. Es müssen Cloud-Standorte, lokale Arbeitsgesetze und Berufsgeheimnisse berücksichtigt werden. Vertraulichkeitsinteressen lassen sich häufig durch abgestufte Review-Prozesse, geschützte Datenräume, Vertraulichkeitsvereinbarungen oder gerichtliche Schutzanordnungen wahren. Das Ziel besteht nicht darin, relevante Beweise zurückzuhalten, sondern ihre Nutzung auf den konkreten Verfahrenszweck zu beschränken.