Der Geschäftsführervertrag

Was ist ein Geschäftsführervertrag und was ist er nicht?

Beim GmbH-Geschäftsführer sind Organstellung und Anstellungsverhältnis rechtlich zu trennen. Der erste ist die Bestellung zum Organ nach § 6 GmbHG, ein körperschaftsrechtlicher Akt, der die Vertretungsmacht nach außen begründet und im Handelsregister eingetragen wird. Der zweite ist die Anstellung durch den Geschäftsführervertrag, der das schuldrechtliche Innenverhältnis ordnet, also Vergütung, Aufgaben, Laufzeit und Beendigung. Diese Unterscheidung wird als Trennungstheorie bezeichnet und hat handfeste Folgen: Die Abberufung beendet die Organstellung, nicht automatisch den Anstellungsvertrag. Dieser muss gesondert gekündigt, aufgehoben oder durch eine wirksame Kopplungsregelung beendet werden.

Der Vertrag ist ein Dienstvertrag über eine Geschäftsbesorgung nach §§ 611, 675 BGB. Das Bundesarbeitsgericht behandelt den Fremdgeschäftsführer nur in engen Ausnahmefällen als Arbeitnehmer, etwa wenn die Gesellschaft ihm auch die konkrete Art der Tätigkeit im Einzelnen vorschreibt und ihm damit jeder unternehmerische Spielraum genommen wird. Der Regelfall bleibt der freie Dienstvertrag. Eine allgemeine gesetzliche Form ist nicht vorgeschrieben. Aus Beweis-, Steuer- und Governance-Gründen sollte der Vertrag jedoch stets schriftlich und auf Grundlage eines ordnungsgemäßen Gesellschafterbeschlusses geschlossen werden.

Ist ein Geschäftsführervertrag notwendig?

Zwingend erforderlich ist ein schriftlicher Geschäftsführervertrag nicht. Die Organstellung entsteht durch die Bestellung, nicht durch den Anstellungsvertrag, und eine GmbH ist auch ohne ausformulierten Vertrag handlungsfähig. Wer darauf verzichtet, überlässt die zentralen Fragen jedoch dem dispositiven Gesetzesrecht und der späteren Auslegung. Ohne Regelung gibt es keine verlässliche Grundlage für Vergütungshöhe, Tantieme, Urlaub, Nebentätigkeiten, Wettbewerbsverbot oder Kündigungsfristen, und im Streitfall entscheidet das Gericht anhand allgemeiner Grundsätze, nicht anhand des Willens der Beteiligten.

Für den beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer kommt ein besonderer steuerlicher Grund hinzu. Vergütungen und sonstige Leistungen müssen klar, im Voraus und zivilrechtlich wirksam vereinbart und tatsächlich wie vereinbart durchgeführt werden. Fehlt der Vertrag oder ist er nachlässig formuliert, droht die Behandlung als verdeckte Gewinnausschüttung mit entsprechender Nachversteuerung. Der Vertrag ist deshalb keine Formalie, sondern die Grundlage der steuerlichen Anerkennung. Rechtlich notwendig ist er nicht, in der Praxis aber kaum verzichtbar.

Was muss in einem Geschäftsführervertrag stehen?

Ein belastbarer Geschäftsführervertrag deckt die folgenden Punkte ausdrücklich ab. Jeder einzelne wird in der Beratung regelmäßig zum Streitpunkt, wenn er fehlt oder ungenau ist.

Aufgaben und Vertretung. Umfang der Geschäftsführung, Ressortverteilung bei mehreren Geschäftsführern, Zustimmungsvorbehalte für außergewöhnliche Geschäfte sowie die Abstimmung mit Satzung, Geschäftsordnung und einer gegebenenfalls erforderlichen Befreiung von § 181 BGB.

Vergütung und Tantieme. Festgehalt, Fälligkeit, Gehaltsfortzahlung im Krankheitsfall und die Bemessung einer etwaigen Gewinntantieme. Die Tantieme sollte an eine nachprüfbare Größe geknüpft, vor Beginn des relevanten Zeitraums vereinbart und so gestaltet sein, dass sie einem Fremdvergleich standhält. Bemessungsgrundlage, Verlustvorträge, außerordentliche Effekte und Höchstbetrag gehören ausdrücklich geregelt.

Nebenleistungen. Dienstwagen auch zur privaten Nutzung, Zuschüsse zur Kranken- und Rentenversicherung, betriebliche Altersversorgung und die Zusage einer D&O-Versicherung für die Organhaftung.

Wettbewerbsverbot. Ein vertragliches Verbot während der Laufzeit und, wenn gewünscht, ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot mit klarer sachlicher, räumlicher und zeitlicher Grenze.

Laufzeit und Kündigung. Befristung oder unbefristete Laufzeit, ordentliche Kündigungsfristen, das Recht zur außerordentlichen Kündigung und eine etwaige Kopplungsklausel, die den Vertrag an die Organstellung bindet.

Abfindung und Ausschlussfristen. Regelungen zur Abfindung bei vorzeitiger Beendigung sowie Ausschlussfristen, innerhalb derer beide Seiten Ansprüche geltend machen müssen.

Diese Punkte bilden nur den Kern. Zusätzlich zu prüfen sind insbesondere D&O-Deckung, Ressortverteilung, Compliance-Pflichten, Datenschutz, geistiges Eigentum, Change of Control, Freistellung, Rückgabe von Unterlagen und die Folgen einer Freistellung von der Tätigkeit. Ihre konkrete Ausgestaltung hängt davon ab, ob es sich um einen Fremdgeschäftsführer oder um einen beteiligten Gesellschafter-Geschäftsführer handelt, denn Sozialversicherung, Steuer und Verhandlungsposition unterscheiden sich erheblich.

Worin unterscheiden sich Geschäftsführervertrag und Arbeitsvertrag?

Der Unterschied ist mehr als begrifflich, denn er entscheidet über den Schutz des Geschäftsführers. Ein Arbeitnehmer ist weisungsgebunden und genießt den vollen arbeitsrechtlichen Schutz. Der Geschäftsführer führt die Gesellschaft als Organ und ist dabei an Gesetz, Satzung, Gesellschafterbeschlüsse und zulässige Weisungen der Gesellschafter gebunden. Die für Arbeitnehmer typische persönliche Abhängigkeit und Eingliederung liegt jedoch regelmäßig nicht vor; deshalb gilt der allgemeine arbeitsrechtliche Schutz nur eingeschränkt.

Rechtlich ist der Arbeitsvertrag ein Arbeitsverhältnis nach § 611a BGB, der Geschäftsführervertrag dagegen ein freier Dienstvertrag nach §§ 611, 675 BGB. Für den Arbeitnehmer greift das Kündigungsschutzgesetz, sobald die Betriebsgröße erreicht und die Wartezeit erfüllt ist; auf den Geschäftsführer ist es nach § 14 Abs. 1 Nr. 1 KSchG von vornherein nicht anwendbar. Auch der Rechtsweg unterscheidet sich, denn über Streitigkeiten aus dem Arbeitsverhältnis entscheidet das Arbeitsgericht, über solche aus dem Geschäftsführervertrag dagegen in der Regel die ordentlichen Gerichte.

Beim gesetzlichen Urlaub folgt der Arbeitnehmer dem Bundesurlaubsgesetz, während der Geschäftsführer seinen Urlaub grundsätzlich vertraglich regeln muss; für Fremdgeschäftsführer hat das Bundesarbeitsgericht allerdings entschieden, dass sie als Arbeitnehmer im unionsrechtlichen Sinn den Mindesturlaub nach dem BUrlG beanspruchen können. Das nachvertragliche Wettbewerbsverbot des Arbeitnehmers richtet sich nach §§ 74 ff. HGB und setzt zwingend eine Karenzentschädigung voraus; auf den Geschäftsführer sind diese Vorschriften nicht anwendbar, sodass sich Reichweite und Vergütung einer Karenz frei verhandeln lassen.

Für den Fremdgeschäftsführer ist die vertragliche Absicherung besonders wichtig: Die Organstellung kann grundsätzlich durch Abberufung beendet werden, während der allgemeine Kündigungsschutz regelmäßig nicht greift. Genau deshalb gehören Kündigungsfristen, Abfindungsregelungen und eine faire Beendigungsklausel in den Vertrag, nicht als Beiwerk, sondern als der eigentliche Verhandlungsgegenstand.

Wer erstellt einen Geschäftsführervertrag und wer unterschreibt ihn?

Zwei Fragen werden hier oft vermischt. Die Erstellung, also der inhaltliche Entwurf, übernimmt in der Praxis ein auf Gesellschaftsrecht spezialisierter Rechtsanwalt, sei es im Auftrag der Gesellschaft oder des Geschäftsführers. Vorlagen aus dem Internet oder von Vertragsgeneratoren decken den Standardfall ab, versagen aber genau an den Stellen, an denen es teuer wird: Sozialversicherungsstatus, Tantiemebemessung, Wettbewerbsverbot und Kopplungsklausel. Ein Muster ist ein Ausgangspunkt, kein fertiger Vertrag.

Der Abschluss, also die Unterschrift auf Seiten der Gesellschaft, liegt bei der GmbH nicht beim Geschäftsführer selbst, sondern bei der Gesellschafterversammlung. Nach § 46 Nr. 5 GmbHG entscheiden die Gesellschafter über Bestellung und Anstellung, und diese Kompetenz umfasst nach der Annexkompetenz auch Abschluss, Änderung und Beendigung des Anstellungsvertrags. Auf Grundlage eines Gesellschafterbeschlusses unterzeichnet regelmäßig ein bevollmächtigter Gesellschafter oder ein weiterer Geschäftsführer für die Gesellschaft.

Bei der Ein-Personen-GmbH, in der der Alleingesellschafter zugleich Geschäftsführer ist, liegt ein Insichgeschäft nahe. Vertretung, Befreiung von § 181 BGB, Gesellschafterbeschluss und Dokumentation müssen deshalb sauber aufeinander abgestimmt werden. Eine fehlende Vertretungsmacht oder unzureichende Beschlusslage kann die Wirksamkeit und steuerliche Anerkennung des Vertrags gefährden.

Wann ist der Geschäftsführer sozialversicherungsfrei?

Die sozialversicherungsrechtliche Einordnung ist die teuerste Fehlerquelle. Der Fremdgeschäftsführer ohne Beteiligung ist grundsätzlich abhängig beschäftigt und damit sozialversicherungspflichtig. Beim Gesellschafter-Geschäftsführer kommt es auf die Rechtsmacht an. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundessozialgerichts ist entscheidend, ob der Geschäftsführer über die Gesellschafterversammlung die Geschicke der Gesellschaft bestimmen oder ihm nicht genehme Weisungen verhindern kann.

Ein Gesellschafter-Geschäftsführer ist regelmäßig nicht abhängig beschäftigt, wenn er mindestens 50 Prozent des Stammkapitals hält oder ihm bei geringerer Beteiligung eine umfassende, im Gesellschaftsvertrag verankerte Sperrminorität zusteht. Die Rechtsmacht muss sich auf alle wesentlichen Gesellschafterentscheidungen erstrecken und darf nicht nur einzelne Sachbereiche betreffen.

Bei einer Beteiligung von genau 50 Prozent besteht grundsätzlich die erforderliche Rechtsmacht, weil gegen den Gesellschafter-Geschäftsführer keine Beschlüsse gefasst werden können, sofern die Satzung nicht abweichende Mechanismen vorsieht. Die konkrete Satzung bleibt deshalb entscheidend. Stimmbindungen, schuldrechtliche Vetorechte oder eine faktisch starke Stellung genügen regelmäßig nicht, wenn sie nicht die erforderliche gesellschaftsrechtliche Rechtsmacht vermitteln.

Wer auf Sozialversicherungsfreiheit baut, sollte die Rechtsmacht im Gesellschaftsvertrag eindeutig absichern und bei Zweifeln frühzeitig ein Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV durchführen lassen. Die verbindliche Klärung kostet wenig gegenüber dem Risiko, nach Jahren Beiträge rückwirkend nachzahlen zu müssen, regelmäßig für vier Jahre, bei vorsätzlichem Vorenthalten sogar bis zu 30 Jahre.

Über die Sozialversicherung und die Rechtsmacht hinaus zeigen sich weitere Unterschiede. Der Kündigungsschutz nach dem KSchG greift in keinem Fall, weder beim Fremd- noch beim Gesellschafter-Geschäftsführer. Steuerlich ist das Risiko beim Fremdgeschäftsführer gering, während beim Gesellschafter-Geschäftsführer unklar geregelte Bezüge als verdeckte Gewinnausschüttung behandelt werden können. Entsprechend verschiebt sich der Schwerpunkt des Vertrags: Beim Fremdgeschäftsführer stehen Beendigung und Abfindung im Vordergrund, beim Gesellschafter-Geschäftsführer die Vergütung, die Tantieme und die Absicherung der Rechtsmacht.

Was kostet ein Geschäftsführervertrag?

Die Kostenfrage lässt sich seriös nur in Spannen beantworten, weil der Aufwand von der Komplexität abhängt. Ein Anwalt rechnet entweder nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz oder auf Grundlage einer Honorarvereinbarung ab. Bei der Abrechnung nach RVG bemisst sich das Honorar nach dem Gegenstandswert, der von der Höhe der Bezüge abhängt; je höher die vereinbarte Jahresvergütung, desto höher fällt die Geschäftsgebühr nach Nr. 2300 VV RVG aus.

In der Praxis arbeiten viele Kanzleien bei Verträgen jedoch mit einem vorab vereinbarten Festpreis, weil er für den Mandanten kalkulierbar ist. Die folgenden Spannen sind unverbindliche Orientierungswerte auf Grundlage üblicher Marktpreise für die anwaltliche Bearbeitung, jeweils netto; maßgeblich ist stets die Vereinbarung im Einzelfall.

Die Prüfung eines vorgelegten Vertragsentwurfs liegt typischerweise bei 300 bis 900 Euro, die Erstellung eines standardisierten Vertrags bei 600 bis 1.500 Euro und eine individuelle Gestaltung mit Tantieme, Wettbewerbsverbot und Statusprüfung bei 1.800 bis 4.500 Euro. Komplexe Konstellationen mit mehreren Geschäftsführern, Konzernbezug oder Beteiligung beginnen bei 4.500 Euro.

Ein Notar ist für den Geschäftsführervertrag als solchen regelmäßig nicht erforderlich. Notarielle Kosten können jedoch entstehen, wenn zugleich Satzung, Vertretungsbefugnis, Beteiligung oder andere beurkundungsbedürftige gesellschaftsrechtliche Regelungen geändert werden.

Die Kosten für einen individuell gestalteten Vertrag sind gering im Vergleich zu den Beträgen, um die es geht, wenn Sozialversicherungsstatus, Tantieme oder Wettbewerbsverbot später scheitern. Ein fehlerhafter Status kann Beitragsnachforderungen im fünf- bis sechsstelligen Bereich auslösen; ein unwirksames Wettbewerbsverbot gibt einen ausscheidenden Geschäftsführer für die Konkurrenz frei. Die Prüfung eines vorliegenden Entwurfs vor der Unterschrift ist deshalb die günstigste Absicherung.

Wie kommt man aus einem Geschäftsführervertrag heraus?

Die Beendigung folgt der Trennungstheorie und läuft auf zwei Ebenen. Auf der Organebene kann die Gesellschafterversammlung den Geschäftsführer nach § 38 GmbHG grundsätzlich jederzeit abberufen. Auf der Vertragsebene endet die Anstellung erst durch Kündigung, Aufhebungsvertrag oder Fristablauf.

Ein befristeter Vertrag läuft mit dem Ende der Laufzeit aus und ist ordentlich nur kündbar, wenn das ausdrücklich vereinbart wurde. Ein unbefristeter Vertrag ist mit der vereinbarten Frist ordentlich kündbar; fehlt eine Regelung, ist die gesetzliche Frist umstritten.

Das Bundesarbeitsgericht wendet auf den Fremdgeschäftsführer als freien Dienstnehmer § 621 BGB an (Urteil vom 11. Juni 2020), der Bundesgerichtshof hält demgegenüber für den nicht mehrheitlich beteiligten Geschäftsführer an der analogen Anwendung des längeren § 622 BGB fest (Urteil vom 5. November 2024). Aus wichtigem Grund kann jede Seite außerordentlich nach § 626 BGB kündigen.

Verträge mit Geschäftsführern werden je nach Interessenlage befristet oder unbefristet geschlossen. Eine Kopplungsklausel kann den Anstellungsvertrag mit der Organstellung verbinden: Wird der Geschäftsführer abberufen, endet nach der Klausel auch die Anstellung, allerdings frühestens zum nächsten zulässigen Kündigungstermin. Wer selbst kündigen will, sollte die vertraglichen Fristen genau prüfen, bevor er handelt.

Beim nachvertraglichen Wettbewerbsverbot ist Vorsicht geboten: Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 23. April 2024 (II ZR 99/22) bestätigt, dass eine vereinbarte Karenzentschädigung rückwirkend verfallen kann, wenn der Geschäftsführer gegen das Verbot verstößt.

Umgekehrt kann ein solches Verbot bei Organmitgliedern auch ohne Karenzentschädigung wirksam sein, weil die Schutzvorschriften der §§ 74 ff. HGB nicht gelten. Grenzen ergeben sich insbesondere aus § 138 BGB und der Berufsfreiheit nach Artikel 12 GG. Das Verbot muss dem Schutz berechtigter Unternehmensinteressen dienen und sachlich, räumlich sowie zeitlich angemessen begrenzt sein; Zeiträume von mehr als zwei Jahren sind regelmäßig besonders rechtfertigungsbedürftig.