1. Notarzwang und ausländische Gründungsunterlagen
Eine GmbH wird notariell gegründet. Bei ausländischen Gesellschaftern müssen Vertretungsbefugnisse, Registerauszüge, Vollmachten und gegebenenfalls Apostillen rechtzeitig vorliegen. In vielen Projekten ist deshalb nicht der Notartermin der Engpass, sondern die Beschaffung und Abstimmung der Unterlagen. Wer erst nach Festlegung des Startdatums damit beginnt, verliert wertvolle Wochen.
2. Handelsregister und Bankkonto dauern länger als der Gründungsakt
Mit der notariellen Beurkundung ist die GmbH noch nicht vollständig entstanden. Bis zur Eintragung handelt sie als Gesellschaft in Gründung. Zuvor müssen regelmäßig ein Geschäftskonto eröffnet und das Stammkapital eingezahlt werden. Gerade bei internationalen Gesellschafterstrukturen können Bankprüfung und Handelsregister zusätzlichen Vorlauf benötigen. Mietbeginn, Kundenverträge und erste Einstellungen sollten deshalb nicht an einen zu optimistischen Eintragungstermin gekoppelt werden.
3. Arbeitsverträge sind keine Übersetzungsaufgabe
Internationale Vertragsmuster lassen sich nicht unverändert auf deutsche Mitarbeitende übertragen. Arbeitszeit, Urlaub, Bonus, mobile Arbeit, Ausschlussfristen und Kündigung müssen zum deutschen Recht passen. Besonders groß ist der Unterschied zu At-will-Systemen: Kündigungsfristen, Kündigungsschutz und gegebenenfalls Mitbestimmung machen Trennungen formaler, langsamer und wirtschaftlich planungsbedürftig. Diese Kosten sollten bereits bei der Personalplanung berücksichtigt werden.
4. Internationale AGB halten der deutschen Inhaltskontrolle nicht automatisch stand
Haftungsausschlüsse, einseitige Änderungsrechte, automatische Verlängerungen oder pauschale Freistellungen sind im Ausland häufig üblich, unter deutschem AGB-Recht aber nicht ohne Weiteres wirksam. Das gilt auch im B2B-Geschäft. Eine bloße Übersetzung der Konzernbedingungen kann daher dazu führen, dass gerade die wirtschaftlich wichtigsten Klauseln ausfallen. Verträge sollten vor dem Marktstart auf deutsches Recht angepasst und mit dem tatsächlichen Vertriebsmodell abgestimmt werden.
5. Datenschutz muss vor dem ersten Datensatz funktionieren
Mit Kundenanfragen, Bewerbungen und Mitarbeiterdaten beginnt die DSGVO-Compliance, nicht erst mit einer späteren Datenschutzprüfung. Erforderlich sind unter anderem Rechtsgrundlagen, Informationspflichten, Auftragsverarbeitungsverträge und interne Zuständigkeiten. Werden Konzernsysteme oder Dienstleister außerhalb der EU eingesetzt, müssen auch internationale Datentransfers berücksichtigt werden. Datenschutz sollte deshalb in Website, Recruiting, HR und Vertrieb von Anfang an eingebaut sein.
6. Steuerliche und registerrechtliche Pflichten laufen parallel zur Gründung
Steuerliche Erfassung, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Gewerbeanmeldung, Arbeitgeberregistrierungen und Transparenzregister sind eigene Arbeitsschritte. Sie werden nicht automatisch durch die Handelsregistereintragung erledigt. Verzögerungen können Rechnungsstellung, Payroll und Zahlungsverkehr blockieren. Ein vollständiger Markteintrittsplan weist daher jeder Registrierung eine verantwortliche Person und einen realistischen Vorlauf zu.
7. Sprache, Rechtswahl und Gerichtsstand sind wirtschaftliche Entscheidungen
Bei zweisprachigen Verträgen muss klar sein, welche Fassung im Konfliktfall maßgeblich ist. Ebenso sollte das anwendbare Recht bewusst gewählt werden. Ein vertrautes ausländisches Recht kann für die Konzernzentrale bequem sein, die Durchsetzung in Deutschland aber erschweren. Umgekehrt ist deutsches Recht nur dann sinnvoll, wenn die Vertragsstandards entsprechend angepasst sind. Sprache, Rechtswahl und Gerichtsstand gehören deshalb in die Geschäftsentscheidung und nicht erst in die Schlussprüfung des Vertrags.
