Was der Legal Check-Up erfasst
Im Mittelpunkt stehen die Unterlagen, die den Beschaffungsalltag tatsächlich bestimmen. Dazu gehören allgemeine Einkaufsbedingungen, Rahmen- und Lieferverträge, Qualitätssicherungsvereinbarungen, Bestelltexte, Auftragsbestätigungen sowie Regelungen zu Gewährleistung, Haftung, Lieferverzug, Vertragsstrafen, Preisen, der Lieferkette, Compliance und dem geistigen Eigentum. Entscheidend ist nicht nur, ob eine einzelne Klausel tragfähig ist. Ebenso wichtig ist, ob sich die Dokumente gegenseitig widersprechen, ob sie zum Geschäftsmodell passen und ob die operativen Teams sie zuverlässig anwenden können.
Ein häufiger Schwachpunkt ist die Einbeziehung der Einkaufsbedingungen. Nach den §§ 305 ff. BGB genügt es nicht, einen rechtlich guten Text im Intranet abzulegen. Die Bedingungen müssen beim konkreten Vertragsschluss wirksam einbezogen werden. Daher wird geprüft, wie Anfrage, Bestellung, Auftragsbestätigung und Lieferanten-AGB aufeinanderfolgen und welche Bedingungen bei einem sogenannten „Battle of Forms” voraussichtlich gelten. Dies gilt auch für individuell ausgehandelte Rahmenverträge und nachgelagerte Einzelbestellungen.
Der Check-up bezieht außerdem die praktische Vertragssteuerung mit ein. Wenn Vertragsstrafen nicht vorbehalten, Mängel nicht fristgerecht dokumentiert oder Preisänderungen ohne die vorgesehene Freigabe akzeptiert werden, bleibt der beste Vertrag wirkungslos. Ein kurzer Prozessabgleich zeigt, ob Zuständigkeiten, Eskalationen und Dokumentation zur Vertragslage passen.
