GmbH auflösen und liquidieren

Verkauf, Stilllegung oder Liquidation?

Ein Gesellschafter kann seine GmbH-Beteiligung verkaufen, wenn ein Erwerber vorhanden ist und Satzung sowie Mitgesellschafterrechte dies zulassen. Die Abtretung von GmbH-Geschäftsanteilen muss notariell beurkundet werden. Der Verkäufer scheidet aus der Gesellschaft aus. Verträge, Beschäftigte, Vermögen und Verbindlichkeiten bleiben bei der GmbH. Ein Verkauf ist daher vor allem dann sinnvoll, wenn das Unternehmen oder jedenfalls der Rechtsträger für einen Käufer noch einen wirtschaftlichen Wert hat.

Eine bloße Stilllegung beendet weder Gesellschaft noch Pflichten. Auch ohne operativen Umsatz müssen Geschäftsführung, Jahresabschluss, Steuererklärungen, Offenlegung, Geschäftsanschrift und Registerangaben organisiert werden. Kosten und Haftungsrisiken laufen weiter. Eine „Vorratsgesellschaft wider Willen“ kann sinnvoll sein, wenn der Geschäftsbetrieb später wieder aufgenommen oder der Rechtsträger für ein neues Projekt genutzt werden soll. Als dauerhafte Lösung für eine nicht mehr benötigte GmbH ist sie häufig unwirtschaftlich.

Bei der Liquidation wird das Gesellschaftsvermögen abgewickelt. Die Gesellschaft bleibt währenddessen rechtsfähig, ihr Zweck ändert sich aber: Statt neue Geschäfte zu entwickeln, soll sie laufende Angelegenheiten beenden, Forderungen realisieren, Schulden begleichen und ein verbleibendes Vermögen verteilen. Erst nach Abschluss dieses Prozesses folgt die registerrechtliche Löschung.

Eine Übertragung einzelner Vermögensgegenstände auf Gesellschafter oder ein anderes Unternehmen kann Teil der Vorbereitung sein. Sie muss jedoch zu angemessenen Bedingungen, steuerlich sauber und unter Beachtung von Gläubigerschutz und Kapitalerhaltung erfolgen. Vermögen darf nicht vorab entzogen werden, um die spätere Abwicklung scheinbar zu vereinfachen.

Der Auflösungsbeschluss startet die Abwicklung

Die Gesellschaft wird bei einer freiwilligen Beendigung durch Beschluss der Gesellschafter aufgelöst. Nach § 60 GmbHG ist grundsätzlich eine Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen erforderlich, sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt. Die Satzung kann eine höhere oder niedrigere Mehrheit, besondere Zustimmungsvorbehalte oder ein festes Enddatum vorsehen.

Der Beschluss sollte den Zeitpunkt der Auflösung klar bestimmen. Er kann zugleich regeln, wer Liquidator wird, wie die Gesellschaft vertreten wird und welche Vergütung für die Abwicklung gilt. Häufig werden die bisherigen Geschäftsführer zu Liquidatoren. Das ist praktisch, weil sie Unternehmen, Verträge und Buchhaltung kennen. Bei Konflikten, komplexen Haftungsfragen oder einer unübersichtlichen Vermögenslage kann eine unabhängige Person geeigneter sein.

Die Auflösung und die Liquidatoren sind zum Handelsregister anzumelden. § 65 GmbHG verlangt außerdem die Bekanntmachung der Auflösung und die Aufforderung an die Gläubiger, sich bei der Gesellschaft zu melden. Mit der Auflösung erhält die Firma den Zusatz „in Liquidation“ oder „i. L.“. Dieser Zusatz gehört auf Geschäftsbriefe, Rechnungen und sonstige geschäftliche Kommunikation.

Die Auflösung beendet Organpflichten nicht. Die Liquidatoren treten für die Abwicklung an die Stelle der Geschäftsführung. Sie vertreten die Gesellschaft, führen Bücher und müssen weiterhin steuerliche, handelsrechtliche und insolvenzrechtliche Pflichten erfüllen.

Aufgaben der Liquidatoren

Die Liquidatoren haben nach § 70 GmbHG die laufenden Geschäfte zu beenden, Verpflichtungen zu erfüllen, Forderungen einzuziehen und das Vermögen in Geld umzusetzen. Neue Geschäfte dürfen eingegangen werden, wenn sie der Abwicklung dienen. Ein langfristiger Neuaufbau des Betriebs wäre mit dem Liquidationszweck dagegen nicht vereinbar.

Am Anfang steht eine belastbare Bestandsaufnahme. Bankkonten, Kundenforderungen, Vorräte, Anlagen, Beteiligungen, Marken, Domains und sonstige Rechte müssen erfasst werden. Auf der Passivseite sind Lieferantenverbindlichkeiten, Darlehen, Steuern, Personalansprüche, Gewährleistung, Rechtsstreitigkeiten und mögliche Eventualverbindlichkeiten zu prüfen. Auch verjährungsnahe oder bestrittene Forderungen gehören in den Abwicklungsplan.

Laufende Verträge enden nicht automatisch durch die Auflösung. Miet-, Leasing-, Versicherungs-, Lizenz-, Wartungs- und Dienstleistungsverträge müssen nach ihren jeweiligen Regeln gekündigt, übertragen oder erfüllt werden. Bei Beschäftigten gelten die arbeitsrechtlichen Kündigungsvoraussetzungen, Fristen und gegebenenfalls Beteiligungsrechte. Eine gesellschaftsrechtliche Auflösung ersetzt weder die einzelne Kündigung noch eine Betriebsstilllegungsplanung.

Die Liquidatoren erstellen eine Liquidationseröffnungsbilanz und führen die Rechnungslegung während der Abwicklung fort. Zieht sich die Liquidation über mehrere Geschäftsjahre, bleiben Jahresabschlüsse und Offenlegung relevant. Steuerliche Erklärungen und Prüfungen müssen bis zum Ende bearbeitet werden. Eine frühzeitige Abstimmung mit Steuerberatung und Buchhaltung verhindert, dass die Löschung später an offenen Bescheiden oder fehlenden Unterlagen scheitert.

Gläubigeraufruf und Sperrjahr

Der Gläubigeraufruf soll unbekannten Gläubigern die Möglichkeit geben, ihre Forderungen anzumelden. Er wird über das gesetzlich vorgesehene Publikationsmedium veröffentlicht. Die Veröffentlichung ist nicht nur eine Formalität, denn mit ihr beginnt das Sperrjahr. Nach § 73 GmbHG darf Vermögen nicht an die Gesellschafter verteilt werden, bevor die Schulden der Gesellschaft getilgt oder sichergestellt sind und ein Jahr seit dem Gläubigeraufruf vergangen ist. Das Jahr läuft nicht bereits ab dem Auflösungsbeschluss. Wird der Aufruf verspätet oder fehlerhaft veröffentlicht, verschiebt sich die mögliche Schlussverteilung entsprechend. Das Sperrjahr bedeutet nicht, dass die Liquidatoren zwölf Monate untätig warten müssen. Die eigentliche Abwicklung sollte in dieser Zeit vorangetrieben werden. Forderungen werden eingezogen, Verträge beendet, Vermögen verkauft und bekannte Gläubiger befriedigt. Für streitige oder noch nicht fällige Ansprüche kann eine Sicherheit oder angemessene Rückstellung erforderlich sein.

Auch nach Ablauf des Jahres darf nicht verteilt werden, wenn Verbindlichkeiten offen oder nicht ausreichend gesichert sind. Das Sperrjahr ist daher nur eine Mindestwartezeit, kein automatischer Freigabemechanismus. Bei lang laufenden Gewährleistungen, Steuerprüfungen oder Prozessen kann sich die Liquidation erheblich länger hinziehen.

Vermögensverteilung und steuerliche Abwicklung

Erst wenn die Gläubiger befriedigt oder gesichert sind und das Sperrjahr abgelaufen ist, darf ein verbleibendes Vermögen an die Gesellschafter verteilt werden. Der Verteilungsschlüssel richtet sich grundsätzlich nach den Geschäftsanteilen, soweit die Satzung keine abweichenden Rechte vorsieht. Sachwerte können unter bestimmten Voraussetzungen übertragen werden. Häufig ist eine Verwertung gegen Geld jedoch einfacher und transparenter.

Vor der Schlussverteilung sollte eine aktuelle Liquidationsrechnung vorliegen. Sie muss neben bekannten Verbindlichkeiten auch Abwicklungskosten, Steuerzahlungen, Aufbewahrung und mögliche Nachläufe berücksichtigen. Eine zu frühe oder zu hohe Auszahlung kann Rückzahlungs- und Haftungsansprüche auslösen.

Steuerlich ist die Liquidation ein eigener Vorgang. Laufende Gewinne, Veräußerungsgewinne und der Liquidationserlös sind auf Ebene der Gesellschaft und der Gesellschafter einzuordnen. Die Behandlung hängt unter anderem davon ab, ob Anteile im Privat- oder Betriebsvermögen gehalten werden, wer Gesellschafter ist und ob grenzüberschreitende Bezüge bestehen. Die steuerliche Planung sollte vor Vermögensverkäufen und Ausschüttungen beginnen. Bei einer gemeinnützigen GmbH gelten zusätzliche Vermögensbindungen. Das verbleibende Vermögen ist nach der Satzung für steuerbegünstigte Zwecke zu verwenden. Eine freie Verteilung an die Gesellschafter ist ausgeschlossen. Dieser Unterschied sollte bereits bei der ursprünglichen Wahl zwischen gGmbH und GmbH berücksichtigt werden.

Wann Insolvenzrecht Vorrang hat

Eine freiwillige Liquidation setzt voraus, dass die Gesellschaft ihre fälligen Verpflichtungen erfüllen und die Abwicklung finanzieren kann. Ist sie zahlungsunfähig oder überschuldet, müssen die Liquidatoren wie Geschäftsführer die Insolvenzantragspflicht prüfen. Nach § 15a InsO ist der Antrag ohne schuldhaftes Zögern zu stellen, spätestens drei Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit und sechs Wochen nach Eintritt der Überschuldung. Diese Fristen sind Höchstfristen, keine freie Wartezeit.

Der Auflösungsbeschluss beseitigt die Antragspflicht nicht. Ebenso wenig darf das Sperrjahr genutzt werden, um eine insolvenzreife Gesellschaft außerhalb eines Insolvenzverfahrens abzuwickeln. Zahlungen nach Insolvenzreife können persönliche Haftung auslösen. Zudem kann eine verspätete Antragstellung strafbar sein.

Vor Beginn der Liquidation sollte daher ein Liquiditätsstatus erstellt werden. Dabei sind neben den aktuellen Bankbeständen alle fälligen Verbindlichkeiten, gesicherte Zahlungseingänge und die Kosten der Abwicklung zu berücksichtigen. Treten während der Liquidation neue Verluste, Steuernachforderungen oder Prozessrisiken auf, muss die Prüfung aktualisiert werden.

Ein Insolvenzantrag bedeutet nicht zwingend, dass keinerlei geordnete Lösung mehr möglich ist. Je nach Lage können ein Insolvenzplan, eine übertragende Sanierung oder eine Verfahrenseinstellung nach Befriedigung der Gläubiger in Betracht kommen. Die freiwillige Liquidation darf diese Prüfung aber nicht ersetzen.

Löschung und Nachtragsliquidation

Nach Abschluss der Abwicklung erstellen die Liquidatoren die Schlussrechnung und melden den Schluss der Liquidation zum Handelsregister an. Das Register löscht die Gesellschaft, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt und keine Abwicklungstätigkeiten mehr erforderlich sind. Die Bücher und Unterlagen müssen anschließend für die jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen verwahrt werden. Die verwahrende Person und der Aufbewahrungsort sollten im Abschlussprozess festgelegt werden.

Taucht nach der Löschung noch Vermögen auf oder ist eine weitere Abwicklungsmaßnahme erforderlich, kann eine Nachtragsliquidation notwendig werden. Das betrifft etwa eine später entdeckte Forderung, eine Steuererstattung, einen vergessenen Vermögensgegenstand oder ein noch nicht abgeschlossenes Registerverfahren. Eine gründliche Bestandsaufnahme vor der Löschung reduziert dieses Risiko.

Gelegentlich wird versucht, eine Gesellschaft ohne reguläre Liquidation wegen Vermögenslosigkeit löschen zu lassen. Die Löschung nach § 394 FamFG ist jedoch ein registergerichtliches Verfahren und kein frei wählbarer Schnellweg für Gesellschafter. Bestehen noch Vermögen, offene Forderungen, Schulden oder Abwicklungsmaßnahmen, fehlt es an echter Vermögenslosigkeit. Eine voreilige Löschungsanregung löst die zugrunde liegenden Pflichten nicht.

Ein geordneter Projektplan spart Zeit und Haftungsrisiken

Die Abwicklung beginnt sinnvollerweise mit einer Entscheidungsvorlage für die Gesellschafter. Sie enthält Vermögens- und Schuldenübersicht, Vertragsbestand, Personalmaßnahmen, steuerlichen Status, voraussichtliche Kosten und die Frage, wer die Liquidation führen soll. Auf dieser Grundlage können Auflösungsbeschluss, Registeranmeldung und Gläubigeraufruf ohne unnötige Verzögerung aufeinander abgestimmt werden.

Im nächsten Schritt werden Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen in einem Liquidationsplan geführt. Rechtsberatung, Steuerberatung, Buchhaltung und operative Ansprechpartner sollten denselben Datenstand verwenden. Besonders wichtig sind eine zentrale Vertragsliste, ein Forderungsregister und eine Übersicht über mögliche Nachhaftungs- und Gewährleistungsfälle.

Die letzte Phase sollte nicht erst nach Ablauf des Sperrjahres vorbereitet werden. Schlussrechnung, steuerliche Freigaben, Rückstellungen, Dokumentenverwahrung und Registerunterlagen können frühzeitig strukturiert werden. So wird aus der Liquidation kein jahrelanger Restvorgang, der nur deshalb offenbleibt, weil Unterlagen oder Zuständigkeiten fehlen.