UG (haftungsbeschränkt) gründen

UG oder GmbH: Die Kapitalfrage ist nicht die einzige Entscheidung

Die UG eignet sich für Gründer, die eine haftungsbeschränkte Gesellschaft benötigen, aber das Stammkapital einer GmbH noch nicht aufbringen oder binden möchten. Sie kann für Beratungs-, Software-, Handels- und andere schlanke Geschäftsmodelle passen. Bei kapitalintensiven Projekten, langfristigen Mietverträgen, Personalaufbau oder größeren Vorleistungen kann eine GmbH von Beginn an glaubwürdiger und wirtschaftlich stabiler sein.

Das Stammkapital einer GmbH beträgt 25.000 Euro. Bei einer Bargründung muss vor Eintragung nicht zwingend der gesamte Betrag eingezahlt sein. Gesetzlich sind jedoch bestimmte Mindesteinzahlungen erforderlich. Bei der UG muss das gewählte Stammkapital dagegen vor Anmeldung vollständig in bar eingezahlt werden. Sacheinlagen sind bei der Gründung ausgeschlossen.

Die Entscheidung hat auch Außenwirkung. Banken, Vermieter, Lieferanten und Kunden können bei einer sehr niedrig kapitalisierten UG zusätzliche Sicherheiten, Vorauszahlung oder persönliche Bürgschaften verlangen. Die gesetzliche Haftungsbeschränkung bleibt bestehen, wird wirtschaftlich aber relativiert, wenn der Gründer wichtige Verträge persönlich absichern muss.

Eine UG ist nicht automatisch günstiger im laufenden Betrieb. Buchführung, Jahresabschluss, Offenlegung, Steuererklärungen und Registerpflichten entsprechen im Wesentlichen der GmbH. Wer lediglich eine kleine Nebentätigkeit ohne nennenswerte Haftungsrisiken organisiert, sollte deshalb auch prüfen, ob der zusätzliche Verwaltungsaufwand einer Kapitalgesellschaft gerechtfertigt ist.

Wie hoch sollte das Stammkapital sein?

Rechtlich kann das Stammkapital sehr niedrig gewählt werden. Wirtschaftlich sollte es die Gründungs- und Anlaufphase tragen. Zu berücksichtigen sind Notar- und Registerkosten, Bankgebühren, Software, Versicherungen, Beratung, Marketing, Miete, Waren, Personal und die Zeit bis zu den ersten sicheren Zahlungseingängen. Ein Unternehmen, das kurz nach Eintragung seine fälligen Rechnungen nicht bezahlen kann, ist trotz formal ordnungsgemäßer Gründung in einer existenziellen Krise.

Das Stammkapital ist kein gesperrtes Guthaben, das dauerhaft unberührt auf dem Konto liegen muss. Nach Eintragung kann die Gesellschaft es für betriebliche Ausgaben verwenden. Es gehört aber der UG und darf nicht ohne Rechtsgrund an die Gesellschafter zurückgezahlt werden. Zahlungen an Gesellschafter brauchen etwa einen wirksamen Vertrag, eine ordnungsgemäße Auslagenerstattung oder einen späteren Gewinnverwendungsbeschluss und müssen die Kapitalerhaltung beachten.

Die Kapitalplanung sollte zwischen Stammkapital und zusätzlicher Finanzierung unterscheiden. Gesellschafter können neben der Einlage Darlehen geben oder weitere Eigenmittel zuführen. Darlehen bieten Flexibilität, sind in der Krise aber insolvenzrechtlichen Sonderregeln unterworfen. Bei mehreren Gründern sollte dokumentiert werden, wer welche Mittel bereitstellt und ob zusätzliche Finanzierungspflichten bestehen.

Ein symbolisches Stammkapital kann bei einem nahezu kostenfreien digitalen Geschäftsmodell funktionieren, wenn unmittelbar weitere Liquidität zur Verfügung steht. In vielen Fällen ist es jedoch klarer, das real benötigte Anfangskapital auch als Stammkapital oder geordnetes Finanzierungspaket abzubilden. Die Zahl im Handelsregister sollte nicht wichtiger sein als die Zahlungsfähigkeit der ersten Monate.

Musterprotokoll oder individuelle Satzung?

Der Gesellschaftsvertrag muss nach § 2 GmbHG notariell beurkundet werden. Für einfache Gründungen steht das gesetzliche Musterprotokoll zur Verfügung. Es kann verwendet werden, wenn die Gesellschaft höchstens drei Gesellschafter und nur einen Geschäftsführer hat. Abweichende Regelungen sind im vereinfachten Verfahren nicht möglich.

Das Musterprotokoll verbindet Gesellschaftsvertrag, Geschäftsführerbestellung und Gesellschafterliste. Es kann bei einer Ein-Personen-Gründung mit einfacher Struktur zweckmäßig sein. Seine Kürze ist aber zugleich seine Grenze. Es regelt keine differenzierten Mehrheiten, Vorerwerbsrechte, Vesting-Mechanismen, Wettbewerbsfragen, Deadlocks, Zustimmungskataloge oder besondere Ausscheidensregeln.

Bei mehreren Gründern ist eine individuelle Satzung regelmäßig sinnvoll. Sie sollte festlegen, wie Entscheidungen getroffen werden, welche Geschäfte der Zustimmung der Gesellschafter bedürfen und was bei Tod, Kündigung, Pflichtverletzung oder Verkaufswunsch eines Gesellschafters geschieht. Eine zusätzliche Gesellschaftervereinbarung kann vertrauliche wirtschaftliche Absprachen enthalten. Sie darf der Satzung nicht widersprechen und ersetzt keine Regelung, die gesellschaftsrechtlich in die Satzung gehört.

Auch bei einer Ein-Personen-UG kann eine individuelle Satzung vorteilhaft sein, wenn später Investoren aufgenommen, mehrere Geschäftsführer bestellt oder Beteiligungen übertragen werden sollen. Die anfängliche Einsparung durch das Musterprotokoll sollte nicht zu höheren Kosten führen, sobald die Struktur wächst.

Der Gründungsablauf in der Praxis

Vor dem Notartermin werden Firma, Sitz, Unternehmensgegenstand, Gesellschafter, Geschäftsanteile, Stammkapital und Geschäftsführung festgelegt. Die Firma muss unterscheidungskräftig sein und darf nicht irreführen. Eine Vorprüfung bei Industrie- und Handelskammer und Register kann Verzögerungen reduzieren, ersetzt aber nicht die Entscheidung des Registergerichts. Der Unternehmensgegenstand sollte die geplante Tätigkeit ausreichend konkret beschreiben, ohne jede künftige Entwicklung unnötig auszuschließen.

Der Gesellschaftsvertrag wird notariell beurkundet und die Geschäftsführung bestellt. Die Gründung kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch im notariellen Online-Verfahren per Videokommunikation durchgeführt werden. Danach eröffnet die Gesellschaft in Gründung ein Konto, auf das die Gesellschafter das Stammkapital vollständig einzahlen. Die Geschäftsführung bestätigt die Einzahlung gegenüber dem Register.

Der Notar reicht die Anmeldung elektronisch beim Handelsregister ein. Erst mit der Eintragung entsteht die UG als haftungsbeschränkte juristische Person. Zuvor besteht eine Vorgründungs- beziehungsweise Vorgesellschaftsphase. Wer bereits Verträge im Namen der künftigen UG schließt, kann persönlich haften. Größere Verpflichtungen sollten deshalb möglichst auf die Registereintragung aufschiebend bedingt oder bewusst finanziert werden. 

Nach Eintragung folgen je nach Tätigkeit Gewerbeanmeldung, steuerliche Erfassung, Transparenzregister, Berufs- oder Erlaubnisverfahren und gegebenenfalls Arbeitgebermeldungen. Das Geschäftskonto, Rechnungswesen und die steuerliche Beratung sollten so eingerichtet sein, dass private und gesellschaftliche Zahlungen von Beginn an getrennt bleiben.

Geschäftsführung, Haftung und Verträge vor Eintragung

Die Haftungsbeschränkung schützt grundsätzlich das Privatvermögen der Gesellschafter vor gewöhnlichen Gesellschaftsschulden. Sie gilt jedoch erst in der vorgesehenen Form, wenn die Gesellschaft eingetragen und das Gesellschaftsvermögen ordnungsgemäß aufgebracht ist. In der Gründungsphase können Handelndenhaftung und weitere persönliche Risiken entstehen.

Geschäftsführer haften nicht allein deshalb persönlich, weil die UG wenig Kapital hat. Sie müssen aber die wirtschaftliche Lage eng überwachen. Bei drohender Zahlungsunfähigkeit sind Finanzierung und Fortführung früh zu prüfen. Bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung kann eine Insolvenzantragspflicht entstehen. Ein Stammkapital von wenigen Euro lässt kaum Raum, um Fehler, verspätete Kundenzahlungen oder unerwartete Kosten aufzufangen.

Persönliche Haftung kann außerdem aus Bürgschaften, Garantien oder eigenen Pflichtverletzungen folgen. Banken und Vermieter verlangen bei jungen UGs häufig Sicherheiten der Gründer. Wer eine solche Sicherheit abgibt, sollte Betrag, Laufzeit und Freigabevoraussetzungen verhandeln. Die UG-Struktur verhindert nicht, dass der Gründer sich vertraglich selbst verpflichtet.

Verträge mit Gesellschaftern und Geschäftsführern sollten schriftlich, klar und fremdüblich gestaltet werden. Das betrifft Geschäftsführergehalt, Auslagen, Darlehen, Mietverträge, IP-Übertragungen und Leistungen eines Gründerunternehmens. Unklare Entnahmen vom Geschäftskonto gefährden Buchhaltung, Steuern und Kapitalerhaltung.

Die gesetzliche Rücklage und der Weg zur GmbH

Die UG muss nach § 5a Abs. 3 GmbHG eine gesetzliche Rücklage bilden. In diese fließt ein Viertel des um einen Verlustvortrag geminderten Jahresüberschusses. Die Rücklage darf nur für die gesetzlich bestimmten Zwecke verwendet werden, insbesondere für eine Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln oder zum Ausgleich bestimmter Verluste. Die häufige Aussage, die UG müsse jedes Jahr 25 Prozent ihres Gewinns „ansparen, bis sie automatisch GmbH wird“, ist verkürzt. Ohne Jahresüberschuss entsteht keine entsprechende Zuführung. Die Rücklage wächst nur aus tatsächlich erzielten Ergebnissen. Sie darf nicht wie frei verfügbares Ausschüttungsvermögen behandelt werden.

Erreicht das Stammkapital durch eine wirksame Kapitalerhöhung mindestens 25.000 Euro, entfallen die besonderen Beschränkungen der UG. Die Gesellschaft wird dadurch nicht ohne weitere Umsetzung automatisch unter einer neuen Firma geführt. Kapitalerhöhung, Satzungsänderung, notarielle Beschlussfassung und Handelsregistereintragung müssen zusammen geplant werden. Anschließend kann die Firma den Zusatz „GmbH“ führen. Die Kapitalerhöhung kann aus neuen Einlagen oder unter den gesetzlichen Voraussetzungen aus Gesellschaftsmitteln erfolgen. Welche Variante passt, hängt von Liquidität, Rücklagen und Bilanz ab. Der Wechsel sollte nicht nur aus Imagegründen erfolgen. Er kann sinnvoll sein, wenn Investoren einsteigen, größere Finanzierungen anstehen oder die Kapitalbasis dauerhaft gestärkt werden soll.

Investoren, Mitarbeiterbeteiligung und Wachstum

Für eine einfache Gründerstruktur kann die UG gut funktionieren. Sobald Investoren, Mitarbeiterbeteiligung oder mehrere Beteiligungsklassen geplant sind, stößt das Musterprotokoll schnell an Grenzen. Investoren erwarten regelmäßig Informationsrechte, Zustimmungsvorbehalte, Verwässerungsschutz, Liquidationspräferenzen und Regeln für einen späteren Verkauf. Diese Punkte gehören in eine abgestimmte Satzungs- und Beteiligungsstruktur.

Die Ausgabe neuer Geschäftsanteile erfordert eine notarielle Kapitalerhöhung. Auch die Übertragung bestehender GmbH- oder UG-Anteile ist notariell zu beurkunden. Früh vereinbarte Vesting- oder Leaver-Regeln müssen diese Formfragen berücksichtigen. Eine bloße privatschriftliche Zusage, Anteile später zurückzugeben, kann rechtlich unzureichend sein.

Virtuelle Beteiligungsprogramme vermeiden die unmittelbare Aufnahme weiterer Gesellschafter, schaffen aber schuldrechtliche Zahlungsansprüche. Sie sollten zu Finanzierung und Exit-Wasserfall passen. Für die Entscheidung zwischen echten und virtuellen Anteilen sind Gesellschafts-, Steuer- und Arbeitsrecht gemeinsam zu betrachten.

Wächst die UG in kurzer Zeit, sollte die Governance mitwachsen. Kontofreigaben, Gesellschafterbeschlüsse, Geschäftsführerzuständigkeiten und Reporting müssen nicht erst nach einem Konflikt formalisiert werden. Die niedrige Einstiegsschwelle der UG ist ein Vorteil, darf aber nicht zu dauerhaft improvisierter Organisation führen.

Typische Gründungsfehler

Ein häufiger Fehler ist ein Stammkapital, das nicht einmal die sicheren Anfangskosten deckt. Ebenso problematisch ist die Aufnahme des Geschäftsbetriebs mit umfangreichen Verpflichtungen vor Registereintragung. Wer früh unterschreiben muss, sollte Vertragspartner über die Gründungsphase informieren und Haftung sowie Wirksamkeit ausdrücklich regeln.

Bei mehreren Gründern wird das Musterprotokoll oft aus Kostengründen gewählt, obwohl zentrale Konfliktfragen offenbleiben. Uneinigkeit über Arbeitsleistung, Finanzierung, Stimmrechte und Ausscheiden wird dann erst sichtbar, wenn die Gesellschaft bereits operativ gebunden ist. Eine individuell verhandelte Satzung kostet am Anfang mehr, kann aber die spätere Handlungsfähigkeit sichern.

Weitere Fehler liegen in einer zu weiten oder unpassenden Firmierung, einem unklaren Unternehmensgegenstand, fehlender IP-Übertragung und der Vermischung privater und geschäftlicher Zahlungen. Bei software- oder markenbasierten Startups sollte vor der Gründung geklärt werden, wem bestehender Code, Domains, Marken und Inhalte gehören und wie sie auf die UG übertragen oder lizenziert werden.

Schließlich wird die Rücklagenpflicht häufig übersehen. Ein Gewinnverwendungsbeschluss darf nicht den gesamten Jahresüberschuss ausschütten, wenn ein Viertel des maßgeblichen Überschusses der gesetzlichen Rücklage zuzuführen ist. Buchhaltung und Gesellschafterbeschluss müssen dies korrekt abbilden.